PayMaker PRO

Par «mandant», le PayMaker désigne un récipient dans lequel sont déposées des informations de compte et de paiement. Un mandant peut accueillir plusieurs comptes ouverts auprès de différentes institutions financières. Mais le PayMaker ne permet d’ouvrir qu’un seul récipient à la fois. Le récipient en cours d’utilisation doit être fermé avant qu’un autre puisse être ouvert.

En tant que particulier, vous avez en général besoin d’un tel mandant pour l’utilisation de vos connexions avec des institutions financières. C’est pourquoi un mandant est déjà créé après l’installation. Si, en revanche, vous gérez une entreprise ou êtes par exemple le trésorier bénévole d’une association locale, nous vous recommandons de créer un deuxième mandant afin de séparer les mouvements de vos comptes privés de ceux des autres comptes.

Les comptes sont gérés par votre institution financière, à l’exception du compte manuel. Du point de vue du CLX.PayMaker, seuls les comptes accessibles via un canal de communication électronique sont intéressants. Ceci requiert que vous concluiez un contrat avec l’institution financière concernée.

Pour le CLX.PayMaker, un contrat est un accord conclu avec votre institution financière qui vous permet d’échanger avec l’institut des informations de compte par voie électronique. Votre contrat contenant ces données d’accès donc la clé pour ouvrir la porte électronique vers vos informations de compte et de paiement auprès d’une institution financière.

Vous avez besoin d’un contrat distinct avec l’institution financière concernée pour chaque compte que vous souhaitez gérer avec le CLX.PayMaker.

Un contrat peut prévoir l’utilisation de plusieurs comptes. Déterminez avec votre institution financière les comptes à faire figurer au contrat

L’utilisateur est la personne travaillant avec le CLX.PayMaker. Il utilise les fonctions que le CLX.PayMaker met à sa disposition pour les contrats pour lesquels il a reçu une autorisation.

Les utilisateurs désignés comme «administrateurs» peuvent également gérer tous les utilisateurs, tous les mandants et tous les contrats, c.-à-d. les modifier, les supprimer ou en créer de nouveaux. Ceci vaut aussi pour les mandants et contrats auxquels ils ne sont pas affectés. Le droit d’administration d’un utilisateur ne se limite donc pas aux mandants et contrats autorisés.

Pour un particulier, un seul utilisateur suffit en général pour le CLX.PayMaker. C’est pourquoi le CLX.PayMaker sorti d’usine contient déjà un utilisateur disposant des droits d’administrateur. Si plusieurs personnes utilisent le CLX.PayMaker, il est nécessaire de définir un utilisateur distinct pour chaque personne.

Le CLX.PayMaker vous permet de traiter l’ensemble de vos opérations de paiement avec toutes les institutions financières suisses. Pour ce faire, le CLX.PayMaker utilise les interfaces de communication électroniques offertes par les institutions financières pour l’échange d’informations de compte et de paiement.

Les informations de compte et de paiement sont toujours classées dans le mandant du CLX.PayMaker affecté au contrat correspondant. Autrement dit, elles sont toujours déposées dans le même récipient.

Le mandant est comme un récipient contenant plusieurs contrats et comptes

Pour chaque fonction relative aux opérations de paiement que l’utilisateur souhaite effectuer et nécessitant un accès aux institutions financières, l’utilisateur doit indiquer le contrat à utiliser, c.-à-d. la clé ouvrant la porte électronique.

Le CLX.PayMaker ne sait pas quel contrat couvre quels comptes. C’est l’institution financière qui le détermine.

Le nombre de mandants et de contrats que le CLX.PayMaker met à disposition d’un utilisateur est déterminé par la relation triangulaire entre le mandant, le contrat et l’utilisateur. Les conditions suivantes doivent être remplies pour qu’un utilisateur puisse travailler pour un mandant avec un contrat:

Le contrat doit être affecté à l’utilisateur chargé de le gérer. Autrement dit, l’utilisateur doit être autorisé pour le contrat pour pouvoir le gérer.

L’utilisateur doit être affecté à au moins un mandant. Les utilisateurs qui n’ont d’autorisation pour aucun mandant ne peuvent exécuter aucune fonction relative aux opérations de paiement.

Le contrat doit être affecté à l’un des mandants auquel l’utilisateur est également attribué.

Autrement dit, le cercle doit être fermé comme indiqué sur l’illustration 2.

Interaction entre le mandant, l’utilisateur et le contrat

Si l’utilisateur est autorisé à travailler avec un mandant mais pas avec tous les contrats de ce mandant, il ne peut travailler qu’avec les contrats pour lesquels il a reçu une autorisation spécifique.

Si l’utilisateur est autorisé à travailler pour un mandant et pour des contrats supplémentaires d’un deuxième mandant auquel il n’est pas affecté, il ne peut pas travailler avec ces contrats supplémentaires car il ne peut jamais saisir ce deuxième mandant lors de la connexion.

Les fonctions auxquelles un utilisateur a accès lors du travail avec un mandant sont déterminées par les droits d’utilisation.

Le CLX.PayMaker permet de déterminer le nombre de fonctions réalisables pour un utilisateur et par mandant.

L’utilisateur peut être autorisé à exécuter les fonctions ci-dessous pour un mandant:

• Affichage de documents de compte électroniques
• Transmission de documents de compte électroniques
• Affichage de la planification budgétaire
• Traitement de comptes et d’extraits de comptes
• Affichage de comptes et d’extraits de comptes
• Transmission de comptes et d’extraits de comptes
• Affichage de paiements
• Traitement de paiements
• Transmission de paiements
• Contrôle de paiement

Lors de l’affectation d’un utilisateur à un mandant, l’utilisateur obtient, selon les préréglages, soit tous les droits soit aucun, qu’il soit affecté au mandant ou que le mandant lui soit affecté ou pas.

Le nombre de mandants et d’utilisateurs nécessaires pour travailler avec le CLX.PayMaker dépend de l’utilisation que vous souhaitez faire du CLX.PayMaker. Il n’existe pas de configuration optimale unique valable pour toutes les situations. Nous allons désormais vous présenter quelques cas d’utilisation du CLX.PayMaker et la configuration adaptée à chacun d’entre eux.

Tous les cas ont en commun l’obligation de conclure un contrat avec toutes les institutions financières auprès desquelles vous disposez de comptes que vous souhaitez gérer avec le CLX.PayMaker.

Cas d’un particulier

Vous êtes un particulier et souhaitez traiter vos informations de paiement et vos comptes privés. Vous gérez plusieurs comptes auprès de différentes institutions financières. Vous êtes le seul utilisateur.

Cas d’utilisation d’un particulier avec comptes privés

Vous avez besoin d’un mandant regroupant toutes les informations de vos comptes privés. Sécurisez l’accès au mandant à l’aide d’un mot de passe.

Vous avez uniquement besoin d’un utilisateur avec lequel vous connecter dans le CLX.PayMaker. Affectez cet utilisateur au mandant (flèche (1)). L’utilisateur doit recevoir tous les droits pour le mandant. L’utilisateur peut aussi administrer le CLX.PayMaker, mais n’a pas besoin de mot de passe.

Affectez tous les contrats conclus avec les institutions financières souhaitées au mandant (le même tiroir sur l’illustration 3) et à l’utilisateur (flèche (2)).

Configurez le CLX.PayMaker de façon à ce que le système démarre avec le dernier utilisateur connecté ou le dernier mandant utilisé.

Cas d’un couple avec comptes familiaux

Vous êtes un couple et souhaitez gérer vos comptes familiaux communs. Vous gérez plusieurs comptes auprès de différentes institutions financières. Les deux partenaires utilisent le même CLX.PayMaker.

Cas d’utilisation d’un couple avec comptes familiaux Vous avez besoin d’un mandant regroupant toutes les informations de vos comptes communs. Sécurisez l’accès à ce mandant à l’aide d’un mot de passe.

Vous avez besoin de deux utilisateurs: l’un pour votre connexion au CLX.PayMaker, l’autre pour celle de votre conjoint. Chacun de ces deux utilisateurs est affecté au mandant (flèches (1) et (3)). Chacun des deux utilisateurs doit recevoir tous les droits pour le mandant. Les deux utilisateurs peuvent aussi administrer le CLX.PayMaker. Libre à vous de décider si l’utilisation non autorisée des deux utilisateurs doit encore être sécurisée à l’aide d’un mot de passe. L’ajout d’un mot de passe est judicieux si tous les utilisateurs n’ont pas les mêmes autorisations de gestion et droits de travail avec le mandant.

Affectez tous les contrats conclus avec les institutions financières souhaitées au mandant (le même récipient sur l’illustration 4) et aux deux utilisateurs (flèches (2) et (4)).

Configurez le CLX.PayMaker de façon à ce que le système démarre avec le dernier mandant utilisé. Si un utilisateur utilise le CLX.PayMaker bien plus souvent que l’autre, il peut être plus simple pour lui que le système démarre aussi avec le dernier utilisateur connecté.

Cas d’un particulier avec entreprise propre ou activité secondaire

Vous êtes un particulier et souhaitez gérer vos comptes privés ainsi que les comptes de votre entreprise ou ceux d’une activité secondaire (la trésorerie d’une association, p. ex.). Vous êtes le seul utilisateur.

Cas d’utilisation d’un particulier avec entreprise propre

Vous avez besoin de deux mandants: un pour vos comptes privés et un pour les comptes de votre entreprise/association. Sécurisez l’accès aux deux mandants à l’aide de mots de passe.

Vous avez uniquement besoin d’un utilisateur avec lequel vous connecter dans le CLX.PayMaker. Cet utilisateur est affecté aux deux mandants (flèches (1) et (3)). L’utilisateur doit recevoir tous les droits pour les deux mandants. L’utilisateur peut aussi administrer le CLX.PayMaker, mais n’a pas besoin de mot de passe.

Affectez chaque contrat conclu avec une institution financière souhaitée au mandant qui convient (autrement dit, déposez-le dans le bon tiroir, cf. illustration 5). L’utilisateur est autorisé pour chaque contrat (flèches (2) et (4)).

Configurez le CLX.PayMaker de façon à ce que le système démarre avec le dernier utilisateur connecté.

Souhaitez-vous également gérer les membres ou même tenir la compatibilité sur ordinateur? Nous vous recommandons alors nos deux logiciels CLX.ClubMaker (pour les associations) et CLX.BusinessMaker (pour les entreprises).

Cas de conjoints avec compte commun et comptes séparés

Votre conjoint et vous souhaitez gérer à la fois votre compte commun et vos comptes séparés. Vous utilisez tous les deux le même CLX.PayMaker.

Cas d’utilisation de conjoints avec comptes communs et séparés

Vous avez besoin de trois mandants : chacun un pour vos comptes séparés respectifs et un troisième pour vos comptes communs. Sécurisez l’accès à tous les mandants à l’aide de mots de passe.

Vous avez besoin de deux utilisateurs: un pour vous et un pour votre conjoint. Un utilisateur est affecté à «votre» mandant et au mandant «commun» (flèche (1)). L’utilisateur doit recevoir tous les droits pour ces deux mandants. L’utilisateur peut aussi administrer le CLX.PayMaker, mais n’a pas besoin de mot de passe. Le deuxième utilisateur est affecté au mandant «commun» et à celui du «conjoint» (flèche (3)), mais n’a pas besoin de mot de passe.

Affectez chaque contrat conclu avec une institution financière souhaitée au mandant qui convient (autrement dit, déposez-le dans le bon tiroir, cf. illustration 6). Le premier utilisateur est autorisé pour chaque contrat de «votre» mandant et du mandant «commun» (flèche (2)), le deuxième pour chaque contrat du mandant «commun» et du mandant du «conjoint» (flèche (4)).

Configurez le CLX.PayMaker de façon à ce que le système démarre avec soit le dernier utilisateur connecté soit le dernier mandant utilisé.

Cas du CLX.PayMaker sur un ordinateur d’association

Vous êtes le trésorier ou le président d’une association locale et souhaitez utiliser le CLX.PayMaker sur l’ordinateur de l’association dont se servent également d’autres membres du comité directeur qui peuvent consulter certaines informations concernant les comptes de l’association mais ne peuvent pas effectuer de paiements.

Cas d’utilisation d’un ordinateur d’association avec plusieurs utilisateurs

Vous avez besoin d’un mandant regroupant toutes les informations des comptes de l’association. Sécurisez l’accès à ce mandant à l’aide d’un mot de passe.

Vous devez créer un utilisateur pour chaque membre de l’association devant pouvoir accéder aux comptes afin de lui permettre de se connecter. L’utilisateur que vous créez pour vous-même est également administrateur; les autres ne doivent pas nécessairement l’être. Chaque utilisateur est affecté au mandant (flèches (1), (3) et (5)) et les droits de certains sont limités en fonction de la situation (flèche (7) sur l’illustration 7). Définissez un mot de passe pour chaque utilisateur.

Affectez tous les contrats conclus avec les institutions financières souhaitées au mandant (le même tiroir sur l’illustration 7) et à tous les utilisateurs (flèches (2), (4) et (6)).

Configurez le CLX.PayMaker de façon à ce que le système démarre avec le dernier mandant utilisé.

Souhaitez-vous également gérer les membres ou même tenir la compatibilité sur ordinateur? Nous vous recommandons alors nos deux logiciels CLX.ClubMaker et CLX.BusinessMaker.

Le CLX.PayMaker permet d’attribuer des mots de passe à la fois au niveau utilisateur et au niveau mandant (Comment définir un mot de passe pour un mandant?).

Mots de passe obligatoires
Les mots de passe sont obligatoires pour les utilisateurs et les mandants dans tout logiciel Crealogix.
Les mots de passe doivent contenir au moins 6 caractères, une lettre majuscule et un caractère spécial.
Le mot de passe utilisateur permet de vérifier qu’un utilisateur est réellement autorisé à utiliser le CLX.PayMaker.

Le mot de passe mandant permet d’une part de s’assurer qu’un utilisateur souhaitant travailler avec un mandant donné est bien autorisé à le faire, et d’autre part de crypter les données de compte et de paiement relatives à un mandant protégé par mot de passe. Ces informations sont ainsi également inaccessibles en dehors du CLX.PayMaker.

Grâce aux mots de passe utilisateur et mandant, le CLX.PayMaker protège l’accès en vue d’une utilisation et l’accès aux données (flèche (1) sur l’illustration 8).

L’institution financière utilise sa procédure pour sécuriser l’accès électronique à ses systèmes (flèche (2) sur l’illustration 8) aussi bien pour le CLX.PayMaker que pour tous les autres programmes permettant d’obtenir des informations de compte et de paiement de l’institution financière.

Ces deux dispositifs de sécurité se complètent.

Dispositifs de sécurité via le CLX.PayMaker et via l’institution financière

Choisissez d’abord la langue dans laquelle vous souhaitez installer le logiciel.

Le réglage par défaut dépend de la langue de votre système.

Cliquez ensuite sur OK.

S’il vous manque des composants Windows, ils seront installés en même temps. Cliquez sur « Installer ».

Après avoir choisi la langue d’installation, le setup s’ouvre automatiquement (assistant d’installation).

Cliquez sur Suivant.

Dans cette étape, vous pouvez modifier le chemin d’installation. En règle générale, Windows installe tous les programmes dans « C:\Programmes ».

Cliquez sur continuer.

Cliquez ensuite sur « Installer ».

L’installation est maintenant en cours. Veuillez attendre la fin de l’installation.

Une fois l’installation terminée, cliquez sur Terminer

PayMaker va maintenant se lancer tout seul

Saisissez la clé de licence et confirmez en cliquant sur Vérifier.

Si vous souhaitez utiliser la version de démonstration, cliquez sur Continuer à tester.

L’étape suivante consiste à saisir un mot de passe utilisateur. La protection de l’utilisateur par un mot de passe est obligatoire. Ce mot de passe est demandé à chaque ouverture de PayMaker. Saisissez un mot de passe pour l’utilisateur « Administrateur ». Répétez la saisie pour « Confirmation du mot de passe » et cliquez sur OK.

Dans le fichier de sauvegarde « CLX1BackupAnnéeMoisJour_Heure.zip », toutes les données actuellement disponibles sont enregistrées (utilisateurs, mandants, comptes, contrats, paiements archivés et en suspens, bénéficiaires, etc.) Ainsi, si nécessaire (changement de PC, etc.), l’ensemble des données peut être restauré.

Cliquez dans le menu de navigation sur « Fichier – Sauvegarde des données ».

Sélectionnez le répertoire dans lequel la copie de sauvegarde doit être créée.

Par défaut, les 10 dernières générations de copies de sauvegarde sont enregistrées.

Si vous souhaitez modifier ce paramètre recommandé, veuillez modifier le nombre de générations que vous souhaitez conserver. Notez qu’un nombre plus élevé de générations nécessite plus d’espace sur le disque dur.

Sélectionnez l’endroit où vous souhaitez placer la sauvegarde et cliquez ensuite sur « Sauvegarder ».

Un message confirme que la sauvegarde des données a été effectuée avec succès. Si vous ne souhaitez plus que ce message s’affiche, activez la mention « Ne plus afficher ce message » et cliquez sur OK. Si vous souhaitez que le message soit toujours affiché, il suffit de cliquer sur OK.

Attention : l’exécution d’une restauration remplace les données actuellement disponibles par celles de la copie de sauvegarde !

Cliquez dans le menu de navigation sur « Fichier – Restaurer les données ».

Sélectionnez Sauvegarde locale et indiquez quelle copie de sauvegarde vous souhaitez restaurer. Par défaut, la copie de sauvegarde la plus récente est affichée.

Cliquez sur OK pour lancer la restauration.

Confirmez le message d’avertissement qui vous indique que l’ensemble des données actuelles sera supprimé.

En option, vous pouvez créer une sauvegarde de la base de données actuelle.

Un message confirme que la sauvegarde des données a été restaurée avec succès.

Si vous ne souhaitez plus que ce message s’affiche, activez la mention « Ne plus afficher ce message » et cliquez sur OK. Si vous souhaitez que le message soit toujours affiché, il suffit de cliquer sur OK.

Le module Paiement vous offre un aperçu de tous vos paiements.

Vous y saisissez tous vos paiements en suspens et avez un aperçu des paiements archivés. Vous pouvez gérer les ordres permanents dans ce module et créer vos listes de paiements.

Mise en page du module Paiements

E-facture

Vous pouvez recevoir des factures d’entreprises de différents secteurs par voie électronique. L’émetteur de la facture vous envoie les données de paiement électroniques nécessaires, comme par exemple le numéro de référence, le montant, la date d’échéance. Cela permet d’économiser du papier et de payer facilement la facture dans votre PayMaker.

Remarque : les e-factures ne fonctionnent actuellement qu’avec PostFinance.

Données de base

Dans les données de base, vous trouverez toutes les informations importantes que le logiciel a collectées. Vous trouverez également des instruments utiles comme la liste des paiements sous l’option de menu Données de base.

Bénéficiaires

Sous ce point de menu sont consignés tous les bénéficiaires pour lesquels vous avez déjà saisi et effectué un paiement.

Vous pouvez ici adapter les données du bénéficiaire.

Texte d’écriture

Dans ce sous-point, vous trouverez tous les textes d’écriture que vous avez déjà utilisés lors de la saisie des paiements.

Vous pouvez les éditer et les modifier ou les supprimer complètement.

Répertoire NPA / Lieu

Dans ce point de menu, vous pouvez ajouter vous-même de nouveaux codes postaux et localités. Lors de l’installation, les codes postaux officiels de la Poste suisse sont déjà inclus.

Devises et taux de change

Dans ce point de menu, vous pouvez gérer et ajouter les monnaies étrangères. Lors de l’installation, les principales monnaies étrangères sont déjà enregistrées. Mais vous pouvez les compléter à votre guise.

Avec la fonction Tenir à jour les cours de change, le logiciel télécharge les cours de change les plus récents.

Module Paiements en suspens, vous pouvez saisir vos paiements et les transmettre à votre établissement financier.

Mise en page Paiements en suspens

• Nouveau paiement = Saisir un ou plusieurs nouveaux paiements.
• Modifier = modifier le(s) paiement(s) sélectionné(s)
• Supprimer = supprimer le(s) paiement(s) sélectionné(s)
• Filtre = créer un filtre
• Dupliquer = Dupliquer le(s) paiement(s) marqué(s)
• Imprimer = Imprimer la liste des paiements / Créer un PDF
• Exporter = Exporter le(s) paiement(s) (Excel / CSV)
• Transmettre le paiement = Transmettre le(s) paiement(s) à l’établissement financier / Créer un fichier de paiement (pain.001)
• Recevoir le protocole de paiement = Recevoir les protocoles de paiement (pain.002) Vous trouverez de plus amples informations sous « Paiements archivés ».

Paiement via l’assistant

Pour saisir un paiement, allez dans le module **Paiements**. Cliquez sur « Paiements en suspens » dans le volet de navigation gauche. Pour saisir un nouveau paiement, cliquez ensuite dans la barre de fonctions sur « Nouveau paiement… ».

Paiement via le type de paiement

Pour saisir un nouveau paiement, cliquez ensuite dans la barre de fonctions sur la marque du bouton « Nouveau paiement » et sélectionnez le type de paiement correspondant.

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QR-facture

La QR-facture suisse a été officiellement introduite le 1.7.2020 et remplacera les « anciens » bulletins de versement à l’automne 2022.

Seit der Version 5.1.18.3 kann der PayMaker PDF- und Bild-Dateien per Drag & Drop einlesen. Ziehen Sie einfach die Datei in die Pendente Zahlungen und die Software liest den QR Code automatisch aus.

Dans le module Paiements archivés, vous trouverez tous les paiements que vous avez effectués via le logiciel.

Mise en page Paiements archivés

• Réactiver = réactiver des paiements marqués
• Effacer = Effacer des paiements marqués
• Filtre = créer un filtre
• Imprimer = Imprimer la liste des paiements archivée / créer un PDF
• Exporter = Exporter le(s) paiement(s) (Excel / CSV)
• Recevoir le protocole de paiement = Recevoir les protocoles de paiement (pain.002)

Protocole de paiement

Une nouvelle fonction a été introduite avec la nouvelle norme ISO 20022. Le protocole de paiement vous renseigne sur l’état de traitement actuel des paiements que vous avez livrés. Cela permet de modifier les messages d’état dans les « paiements archivés ».

Info : Le protocole de paiement n’est actuellement proposé que par quelques établissements financiers comme PostFinance, Raiffeisen et la Banque cantonale de St-Gall.

Changement de statut

Si le statut est passé à accepté, le paiement a été accepté par l’établissement financier et est en cours de traitement.

Si le paiement que vous avez transmis est erroné, le statut erroné apparaît avec un point rouge.

Vous avez en outre la possibilité de consulter les détails des paiements transmis. Pour ce faire, double-cliquez sur le paiement souhaité.

Sous Détails, vous pouvez voir le motif des paiements erronés.

PayMaker vous offre la possibilité de transmettre directement vos paiements à votre établissement financier.

Vous pouvez ainsi transmettre le paiement directement à votre établissement financier sans grand effort.

Transmettre automatiquement

Saisissez vos paiements et cliquez ensuite sur « Transmettre les paiements ».

Si plus d’un paiement se trouve dans les paiements en suspens, le système vous demande quels paiements doivent être transmis.

• Seul un paiement individuel actuellement marqué est traité.
• Tous les paiements traités

Sélectionnez l’option souhaitée et confirmez en cliquant sur OK.

Vérifiez si la case à cocher Transmettre automatiquement les paiements est activée et sélectionnez le contrat bancaire correspondant.

Cliquez sur Suivant.

Sélectionnez maintenant l’avis de commande souhaité. Selon l’établissement financier, vous avez le choix entre différents types d’avis.

Confirmez votre choix en cliquant sur Démarrer.

Il vous sera ensuite demandé de vous authentifier. Selon les paramètres par défaut de l’e-banking / e-finance, vous recevrez par exemple un « MTan », un « PhotoTan » ou une « saisie de code ».

Confirmez votre saisie en cliquant sur OK.

Vous recevrez ensuite la confirmation que la transmission a été effectuée avec succès.

Vous pouvez maintenant imprimer le journal des paiements ou l’enregistrer au format PDF. Cliquez ensuite sur Démarrer.

Si vous n’en avez pas besoin, vous pouvez également cliquer sur Annuler.

Transmettre manuellement

Saisissez vos paiements et cliquez ensuite sur Transmettre les paiements.

Si plus d’un paiement se trouve dans les paiements en suspens, le système vous demande quels paiements doivent être transmis.

• Seul un paiement individuel, actuellement marqué, est traité
• Tous les paiements traités

Sélectionnez l’option souhaitée et confirmez en cliquant sur « OK ».

Décochez la case Transmettre automatiquement le paiement. La partie inférieure du masque est maintenant libérée.

Avec Parcourir, vous pouvez définir le chemin où vous souhaitez enregistrer le fichier de paiement. Veuillez modifier l’extension du fichier de paiement en « .xml ».

Si elle n’est pas déjà sélectionnée, cliquez sur la case à cocher Générer un ordre de paiement au format ISO-20022. Si cette option apparaît en gris, cela signifie que cette option est déjà sélectionnée.

Cliquez ensuite sur Suivant.

Sélectionnez maintenant l’avis de commande souhaité. Selon l’établissement financier, vous avez le choix entre différents types d’avis.

Confirmez votre choix en cliquant sur Démarrer.

Vous recevez alors la confirmation que votre fichier de paiement a été créé. Le chemin d’enregistrement vous est également directement indiqué.

Cliquez sur OK.

Vous pouvez maintenant imprimer le journal des paiements ou l’enregistrer au format PDF. Cliquez ensuite sur Démarrer.

Si vous n’en avez pas besoin, vous pouvez également cliquer sur Annuler.

Connectez-vous maintenant à votre e-banking ou e-finance et téléchargez le fichier de paiement.

Vous trouverez le téléchargement du fichier de paiement sous ces termes dans votre e-banking :

• « Télécharger un fichier XML ».
• « Traitement de masse »
• « Transfert de données »
• « EZAG »

Manuell übermitteln

Erfassen Sie Ihre Zahlungen und klicken Sie anschliessend auf Zahlungen übermitteln.

Falls sich mehr als eine Zahlung in den pendenten Zahlungen befindet, werden Sie gefragt, welche Zahlungen übermittelt werden sollen.

• Nur einzelne, momentan markierte Zahlung verarbeitet
• Alle Zahlungen verarbeitet

Wählen Sie die gewünschte Option aus und bestätigen Sie mit «OK».

Entfernen Sie den Haken in der Checkbox Zahlung automatisch übermitteln. Nun wird der untere Teil der Maske freigegeben.

Mit Durchsuchen können Sie den Pfad definieren, wo Sie die Zahlungsdatei speichern möchten. Bitte ändern Sie die Endung des Zahlungsfiles auf «.xml».

Falls nicht bereits ausgewählt, klicken Sie die Checkbox Zahlungsauftrag im Format ISO-20022 generieren an. Wenn diese Option grau erscheint, ist diese Option bereits angewählt.

Klicken Sie anschliessend auf Weiter.

Wählen Sie nun die gewünschte Auftragsavisierung aus. Je nach Finanzinstitut stehen verschiedene Avisierungsarten zur Auswahl.

Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Starten.

Sie erhalten nun die Bestätigung, dass Ihre Zahlungsdatei erstellt worden ist. Der Speicherpfad wird Ihnen auch direkt angezeigt.

Klicken Sie auf OK.

Sie können nun das Zahlungsjournal ausdrucken oder als PDF speichern. Klicken Sie anschliessend auf Starten.

Falls Sie dieses nicht benötigen, können Sie auch auf Abbrechen klicken.

Loggen Sie sich nun in Ihr E-Banking oder E-Finance ein und laden Sie das Zahlungsfile hoch.

Den Upload der Zahlungsdatei, finden Sie unter diesen Begriffen in Ihrem E-Banking:

• «XML Datei hochladen»

• «Massenverarbeitung»

• «Datentransfer»

• «EZAG»

PayMaker vous offre la possibilité de transmettre un fichier de paiement externe en même temps que vos paiements que vous avez saisis dans PayMaker.

Pour ce faire, cliquez dans la barre de menu sur « Paiements – Transmettre un fichier de paiement externe… ».

Vous serez alors invité à associer le fichier de paiement externe. Vous pouvez sélectionner directement le fichier dans l’explorateur en cliquant sur « Parcourir ».

Cliquez ensuite sur « Suivant ».

Vous serez ensuite redirigé vers l’assistant de transmission normal. Sélectionnez maintenant le contrat correspondant de votre établissement financier auquel le paiement doit être transmis.

Vous trouverez de plus amples informations dans la section « Transmettre un paiement ».

Dans notre logiciel, les ordres permanents sont traités différemment de ce que vous connaissez de votre e-banking ou e-finance.

La fonction Ordres permanents permet de saisir des paiements récurrents, que vous devez cependant transmettre à nouveau à chaque fois.

Au démarrage, le logiciel vérifie s’il y a de nouveaux ordres à exécuter et les déplace dans les paiements en attente.

Saisir un ordre permanent

Sous la rubrique « Ordres permanents actifs », vous saisissez, traitez et gérez vos ordres enregistrés.

Via la fonction « Ordre permanent », sous « Ordres permanents actifs », vous créez un nouvel ordre.

Définissez une désignation pour l’ordre permanent. Décidez du premier débit du paiement et de sa périodicité de création.

Saisissez un bénéficiaire ou choisissez un bénéficiaire dans votre base de données.

Définissez le montant et enregistrez le paiement en cliquant sur « OK ».

Le module Comptes vous offre un aperçu de tous vos comptes.

Les comptes sont gérés par votre établissement financier, à l’exception du compte manuel. Du point de vue de PayMaker, seuls les comptes qui peuvent être atteints par communication électronique sont intéressants. Pour que cela soit possible, vous devez conclure un contrat avec l’établissement financier concerné.

Ainsi, vous voyez dans l’aperçu des comptes tous les comptes de débit que vous avez saisis.

Mise en page du module Comptes

Transfert de compte à compte

Avec la fonction « Transfert de compte à compte », vous déclenchez un paiement national entre vos comptes de débit. Ceci n’est pas comparable à votre e-banking ou e-finance online. Le paiement est géré comme un paiement national.

Actualiser les comptes

La fonction « Actualiser les comptes » permet de télécharger les mouvements de votre compte auprès de l’établissement financier concerné.

L’ordre des colonnes peut être adapté. Le tri se fait par date comptable, la date comptable la plus récente étant en haut. Si un solde est affiché en caractères gras, cela signifie que ce solde a été communiqué par l’établissement financier. Si le solde est affiché en caractères normaux, cela signifie qu’il a été calculé par le logiciel à partir des mouvements de compte existants.

Rechercher / filtrer les mouvements de compte

La fonction Rechercher mouvement de compte ou Filtrer (dans le ruban) vous permet de rechercher des mouvements de compte. Vous pouvez rechercher ou filtrer selon différentes conditions.

Tous les critères de recherche peuvent être combinés entre eux.

Le module Finances vous permet de surveiller et de planifier facilement vos recettes et vos dépenses. Le module Finances vous renseigne sur :

• combien d’argent vous ou d’autres membres de la famille gagnez
• combien d’argent vous dépensez pour vous-même ou pour d’autres membres de la famille
• d’où proviennent vos revenus
• comment l’argent est dépensé
• l’évolution du solde

La base de l’évolution future du solde est fournie par les indications données lors des mouvements planifiés. Pour l’observation du passé, les indications de débit et de crédit des extraits de compte fournissent les données de base.

Premières étapes

Les recettes et dépenses futures et planifiées sont saisies dans la rubrique « Mouvements planifiés ».

Pour que les recettes et les dépenses engagées puissent être évaluées dans la planification budgétaire, les avis de débit et de crédit doivent être attribués à la catégorie et aux membres de la famille. La configuration des catégories et des membres de la famille ainsi que l’attribution des mouvements de comptes se font dans le module Comptes.

Une fois que vous avez saisi les mouvements planifiés et attribué les recettes et les dépenses aux catégories et aux membres de la famille, vous pouvez utiliser les nombreuses analyses disponibles dans les finances.

Historique des soldes

L’historique des soldes vous permet d’une part de planifier les liquidités pour l’avenir et d’autre part d’observer l’état historique des comptes.

Les comptes actifs pour le mandant actuel sont affichés dans la section « Historique des soldes ». Dans l’historique des soldes, les mouvements planifiés sont automatiquement remplacés par les soldes réels des comptes. Pour afficher l’historique d’un compte sous forme de graphique, cliquez sur le compte.

Les e-documents peuvent être gérés dans le module « e-documents ».

Pour pouvoir gérer des e-documents, il faut cliquer sur le module « e-documents » dans l’affichage des modules qui se trouve en bas à droite de l’écran.

Formats pris en charge

PayMaker peut gérer deux types de documents électroniques :

• Documents PDF
• Documents XML

Renseignez-vous auprès de votre établissement financier pour savoir quels types et formats de documents électroniques vous pouvez obtenir. Vous devez également indiquer à votre établissement financier si vous souhaitez obtenir des e-documents et dans quel format. Comme cette procédure varie d’un établissement financier à l’autre, nous vous prions de vous adresser directement à votre établissement financier.

Télécharger des e-documents

Pour télécharger des e-documents, allez dans le module e-documents et cliquez sur le bouton « Télécharger e-documents ». Les e-documents les plus récents qui n’ont pas encore été obtenus sont toujours téléchargés.

Remarque : un e-document ne peut être téléchargé qu’une seule fois via l’application. Si
Si vous souhaitez télécharger à nouveau le document depuis l’institut financier, vous pouvez le faire manuellement via l’interface en ligne.

Le numéro des e-documents qui n’ont pas encore été lus est indiqué entre parenthèses derrière les répertoires.

Remarque : pour les e-documents de type XML de PostFinance, un répertoire est automatiquement créé avec le nom « XML ». En dessous, un répertoire est également créé automatiquement par compte.

Les répertoires qui se trouvent dans le sous-arbre « E-documents téléchargés » ne peuvent pas être modifiés.

Importer des e-documents

Pour importer des documents déjà téléchargés de type PDF ou tar.gz, procédez comme suit :

• Allez dans le module e-documents
• Dans le menu « E-documents », sélectionnez la fonction « Importer de … ».
• Si vous souhaitez importer un seul document (PDF ou tar.gz), sélectionnez « Fichiers ».
• Si vous souhaitez importer tous les documents d’un répertoire et de ses sous-répertoires, sélectionnez « Dossier ».

Les documents et les répertoires importés sont créés dans la zone « Mes dossiers ».

Lors de l’importation, il n’est pas tenu compte du fait qu’un document a déjà été importé ou non.

Classement des e-documents

Si vous obtenez des e-documents de l’établissement financier, ils sont classés dans la structure de répertoire colorée en vert sous « Documents téléchargés ». Cette structure de répertoire ne peut pas être adaptée et est prédéfinie par l’application ou l’établissement financier.

Vous pouvez créer une structure de répertoire de votre choix sous le répertoire « Mes dossiers », qui est coloré en jaune.

Suppression d’e-documents

Les e-documents peuvent être supprimés en cliquant avec le bouton droit de la souris sur une brève description du document dans le contenu du répertoire. Un menu contextuel apparaît ensuite. Sélectionnez alors « Supprimer » dans le menu contextuel.

Remarque : un document supprimé est irrémédiablement supprimé. Si vous souhaitez restaurer le document supprimé, vous pouvez importer une sauvegarde des données ou vous procurer à nouveau le document en ligne auprès de votre établissement financier et l’ajouter ensuite à l’aide de la fonction d’importation.

Emplacement de stockage des e-documents

Les e-documents téléchargés sont sauvegardés d’une part dans le répertoire des documents et d’autre part dans la base de données. Ces paramètres peuvent être adaptés. Pour cela, allez dans le module « Configuration ». Sélectionnez le point « E-documents » dans l’arbre de navigation.

Dossier de fichiers pour les e-documents

C’est ici que sont enregistrés tous les e-documents qui ont été obtenus par l’établissement financier. Même si vous supprimez des e-documents dans l’application, les documents restent dans ce dossier.

Le module Configuration se divise en deux parties.

Les paramètres généraux et les paramètres du système.

Dans les paramètres généraux, vous trouverez différentes options pour adapter le programme à vos souhaits. Ainsi, vous pouvez par exemple choisir le schéma de couleurs dans les paramètres du programme ou afficher le bouton de commande pour tous les types de paiement sous l’option Paiement.

Sous l’option Paramètres du système, vous trouverez tous les paramètres relatifs aux autorisations des différents utilisateurs, mandants et comptes. Vos contrats des différents établissements financiers sont également gérés ici et éventuellement adaptés.

Paramètres système – Utilisateurs

Dans ce point de menu, vous pouvez créer de nouveaux utilisateurs et gérer leurs autorisations. Vous pouvez ainsi attribuer individuellement des contrats et des mandants individuels à chaque utilisateur.

Paramètres système – Mandants

Dans ce point de menu, vous pouvez créer de nouveaux mandants et gérer leurs autorisations. Vous pouvez ainsi attribuer individuellement des contrats et des utilisateurs à chaque mandant. Vous pouvez en outre comprimer la base de données.

Paramètres système – Comptes

Dans ce point de menu, vous pouvez attribuer vos comptes de débit déjà saisis aux différents mandants.

Confirmez l’attribution en cliquant sur « Attribuer ».

Dans le menu Configuration, vous trouverez l’option Contrats dans les paramètres du système. Tous les contrats saisis sont affichés ici.

Un clic droit permet d’afficher le menu contextuel.

Cliquez sur « Saisir un nouveau contrat » pour enregistrer votre contrat e-banking.

L’assistant d’installation s’ouvre. Celui-ci vous guide à travers le processus d’installation.

Cliquez ensuite sur « Suivant ».

Important ! Si vous disposez d’un fichier clé de l’établissement financier, veuillez utiliser les instructions « Saisir un contrat (avec fichier clé) ».

Sélectionnez votre établissement financier à l’aide de la liste déroulante ou de la fonction de recherche.

Dans la recherche, vous pouvez rechercher par nom, ville, numéro de clearing ou code postal.

Il vous sera alors demandé de saisir le numéro de contrat et le mot de passe. Il s’agit des mêmes données que pour le login dans l’e-banking.

Le numéro de contrat doit obligatoirement être saisi, le mot de passe est facultatif ; c’est-à-dire que vous pouvez également le saisir manuellement à chaque communication bancaire.

Cliquez ensuite sur « Continuer ».

Le bouton « Terminer » termine l’assistant d’installation.

Une nouvelle fenêtre s’affiche, dans laquelle vous pouvez définir d’autres paramètres pour votre contrat saisi.

Sous l’onglet « Utilisateur », vous pouvez attribuer à quel utilisateur l’accès au contrat que vous venez de saisir est accordé.

Sous l’onglet « Mandant », vous pouvez définir quel mandant a accès au contrat créé.

Important : assurez-vous que l’option « ISO 20022 » est réglée sur « Oui ».

Il est possible d’établir un budget dans PayMaker.

Pour établir un budget dans PayMaker, il faut ouvrir le module « Budget » et ensuite cliquer sur « Nouveau budget ».

• Taper le nom du budget
• Choisir la date de l’ouverture
• Sélectionner la monnaie
• Cliquer sur OK

Le message suivant concernant la catégorie apparait :

• Un budget doit avoir au moins une catégorie
• Chaque catégorie doit avoir un montant prévu à dépenser (budget)

Pour enregistrer une transaction dans un budget, il fait sélectionner soit le budget concerné ou la catégorie concernée.

• Cette transaction peut être un revenu ou une dépense.

Pour avoir une vue générale sur les transactions dans un budget, il faut tout simplement sélectionner ce budget.

Et pour une catégorie, il suffit de sélectionner cette catégorie.

Pour imprimer un budget, il suffit de sélectionner ce budget et cliquer sur « imprimer ».

Présentation de l’impression

A partir de la version 6, il est possible de créer des factures QR (partie paiement).

Il n’est possible de créer que la partie paiement et non la facture.

Module de mise en page QR Facture

Pour créer une facture QR (partie paiement uniquement), cliquez sur « Facture QR » sur le côté gauche.

Cliquez ensuite sur « Créer ».

La boîte de dialogue suivante s’ouvre.

• Nom du modèle : Définissez ici un nom pour ce modèle.
• Description : Ajoutez une description.
• QR/IBAN : Définissez votre compte de crédit. Les versements seront effectués sur ce compte.
• Payable à : Ces informations sont reprises des données de votre compte.
• Numéro de référence : plus d’infos à ce sujet dans la section Variantes QR. (facultatif)
• Informations supplémentaires : Dans ce dialogue, vous pouvez définir des informations supplémentaires. (Facultatif)
• Payable par : Dans cette section, vous pouvez définir le destinataire de la surveillance. (Facultatif)
• Devise et montant : Vous pouvez définir ici la devise et le montant de la facture. (Seuls les euros et les CHF sont autorisés)(Facultatif)

Pour créer une facture QR (partie paiement uniquement), cliquez sur « Facture QR » sur le côté gauche.

Cliquez ensuite sur « Créer ».

La boîte de dialogue suivante s’ouvre.

Activez l’option en haut à droite « Créer une série de factures ».

• Nom du modèle : Définissez ici un nom pour ce modèle.
• Description : Ajoutez une description.
• QR/IBAN : Définissez votre compte de crédit. Les versements seront effectués sur ce compte.
• Payable à : Ces informations sont reprises des données de votre compte.
• Numéro de référence : plus d’infos à ce sujet dans la section Variantes QR. (facultatif)
• Informations supplémentaires : Dans ce dialogue, vous pouvez définir des informations supplémentaires. (Facultatif)
• Payable par : Dans cette section, vous pouvez définir le destinataire de la surveillance. (Facultatif)
• Devise et montant : Vous pouvez définir ici le montant de la facture. (Seuls les euros et les CHF sont autorisés)(Facultatif)

Cliquez ensuite sur « Suivant ».

Une nouvelle boîte de dialogue apparaît alors :

• Chemin d’enregistrement : choisissez ici le chemin de sauvegarde où toutes les factures doivent être enregistrées.
• Quantité : définissez le nombre de factures qui doivent être créées.
• Incrémenter le numéro de référence : Avec cette option, les numéros de référence sont créés en continu. Chaque facture reçoit ainsi un numéro de référence unique.
• Incrémenter les infos : Avec cette option, les infos supplémentaires sont numérotées en continu.
• Imprimer : cliquer sur « Imprimer » pour imprimer la série de factures.
• Exporter : Avec cette option, vous pouvez créer des fichiers PDF individuels pour les imprimer par exemple chez un imprimeur ou les envoyer par e-mail en tant que pièce jointe PDF.
• Enregistrer : Enregistrez vos modifications sans les imprimer.

Télécharger le modèle Excel

Pour créer une facture QR (partie paiement uniquement), cliquez sur « Facture QR » sur le côté gauche.

Cliquez ensuite sur « Créer ».

La boîte de dialogue suivante s’ouvre.

• Nom du modèle : Définissez ici un nom pour ce modèle.
• Description : Ajoutez une description.
• QR/IBAN : Définissez votre compte de crédit. Les versements seront effectués sur ce compte.
• Payable à : Ces informations sont reprises des données de votre compte.
• Numéro de référence : Le numéro de référence est généré automatiquement avec cette méthode.
• Informations supplémentaires : Dans ce dialogue, vous pouvez définir des informations supplémentaires. (Facultatif)
• Payable par : Dans cette section, vous pouvez définir le destinataire de la surveillance. (Facultatif)
• Devise et montant : Vous pouvez définir ici la devise et le montant de la facture. (Seuls les euros et les CHF sont autorisés)(Facultatif)

Sélectionnez « Liste externe » et cliquez ensuite sur « Suivant ».

Le dialogue suivant s’ouvre ensuite.

Sur la première ligne, on définit le chemin d’enregistrement de la facture QR. Il s’agit donc du chemin dans lequel la facture QR doit être enregistrée.

Dans la deuxième ligne, il faut définir le fichier externe. Celui-ci doit suivre un modèle précis. Vous trouverez le modèle du fichier Excel en haut dans le bouton de téléchargement.

Remarque importante :

Le fichier doit être sauvegardé au format « CSV » pour pouvoir être traité par le logiciel.