PayMaker PRO

Unter einem Mandanten versteht PayMaker ein Gefäss, in welchem Konto- und Zahlungsinformationen versorgt werden. Ein Mandant kann mehrere Konti bei unterschiedlichen Finanzinstituten aufnehmen. Aber mit dem PayMaker kann immer nur ein Gefäss geöffnet sein. Das offene Gefäss muss geschlossen werden bevor ein anderes geöffnet wird.

Als Privatperson benötigen Sie für die Nutzung Ihrer Verbindungen zu Finanzinstituten in der Regel genau einen Mandanten. Aus diesem Grund ist ein Mandant nach der Installation bereits erstellt. Wenn Sie andererseits z.B. ein Geschäft haben oder im Ehrenamt der Kassier eines örtlichen Vereins sind, empfiehlt es sich, einen zweiten Mandanten zu erstellen, damit die privaten Kontobewegungen von den anderen Konten getrennt sind.

Die Kontos werden von Ihrem Finanzinstitut geführt, mit Ausnahme des manuellen Kontos. Aus Sicht vom PayMaker sind nur diejenigen Ihrer Konten interessant, welche über elektronische Kommunikation erreicht werden können. Damit dies möglich ist, müssen Sie mit dem entsprechenden Finanzinstitut einen Vertrag abschliessen.

Ein Vertrag im Sinn von PayMaker ist eine Übereinkunft, welche Sie mit einem Ihrer Finanzinstitute geschlossen haben und die es Ihnen ermöglicht, Kontoinformationen mit diesem Finanzinstitut auf elektronischem Weg auszutauschen. Damit dieser Austausch funktioniert, benötigen Sie die Zugangsdaten, welche Sie von Ihrem Finanzinstitut erhalten haben. Ihr Vertrag mit den entsprechenden Zugangsdaten ist also der Schlüssel, welcher Ihnen die elektronische Tür zu Ihren Konto- und Zahlungsinformationen bei einem Finanzinstitut öffnet.

Für jedes Konto, dass Sie mit dem PayMaker verarbeiten wollen, benötigen Sie einen separaten Vertrag mit dem jeweiligen Finanzinstitut.

In einem Vertrag können mehrere Konti zur Verwendung aufgeführt sein. Legen Sie mit Ihrem Finanzinstitut fest, welche Konti zum Vertrag gehören

Wählen Sie als erstes die Sprache in welcher Sie die Installation und die Software installiert werden soll.

Die Voreinstellung richtet sich nach Ihrer Systemsprache.

Klicken Sie anschliessen auf OK

Falls bei Ihnen Windows Komponenten fehlen, werden diese mitinstalliert. Klicken Sie auf “Installieren”.

Nach Auswahl der Installationssprache öffnet sich das Setup automatisch (Installationsassistent).

Klicken Sie auf Weiter.

In diesem Schritt können Sie den Pfad der Installation ändern. In der Regel werden von Windows alle Programme in “C:Programme” installiert.

Klicken Sie auf weiter.

Klicken Sie anschliessend auf “Installieren”.

Nun wird die Installation ausgeführt. Warten Sie bitte bis die Installation beendet wird.

Nach Abschluss der Installation klicken Sie auf Fertig stellen

Der PayMaker wird sich nun selbständig starten

Erfassen Sie den Lizenzschlüssel und bestätigen Sie mit Prüfen.

Sollten Sie die Demoversion nutzen wollen, klicken Sie bitte auf Weiterhin testen

Im nächsten Schritt wird die Eingabe eines Benutzer Passwortes verlangt. Der Schutz des Benutzers durch ein Passwort ist obligatorisch. Bei jedem Öffnen des PayMakers wird dieses Passwort verlangt. Erfassen Sie ein Passwort für den Benutzer «Administrator». Wiederholen Sie die Eingabe bei „Passwort-Bestätigung“ und klicken Sie auf OK.

In der Sicherungsdatei “CLX1BackupJAHRMONATTAG_ZEIT.zip” sind alle zur Zeit vorhandenen Daten gespeichert (Benutzer, Mandanten, Konten, Verträge, archivierte und pendente Zahlungen, Begünstigte etc.). Somit können, falls erforderlich (PC-Wechsel etc.) die gesamten Daten wiederhergestellt werden.

Klicken Sie in der Menunavigation auf “Datei – Datenbestand sichern”.

Wählen Sie das Verzeichnis aus, in welchem die Sicherheitskopie angelegt werden soll.

Standardmässig werden die letzten 10 Generationen von Sicherheitskopien gespeichert.

Wenn Sie diese empfohlene Einstellung ändern möchten, ändern Sie bitte die Anzahl der Generationen, die Sie behalten möchten. Beachten Sie, dass bei einer höheren Anzahl Generationen mehr Speicherplatz auf der Harddisk benötigt wird.

Wählen Sie aus, wo Sie die Sicherung ablegen wollen und klicken Sie danach auf “Sichern”.

Eine Meldung bestätigt, dass die Datensicherung erfolgreich erstellt wurde. Falls Sie diese Meldung nicht mehr angezeigt haben möchten, setzen Sie den Hinweis “Diese Meldung nicht mehr anzeigen” aktiv und klicken auf OK. Wenn die Meldung immer angezeigt werden soll, reicht ein Klick auf OK.

Achtung: die Durchführung einer Wiederherstellung ersetzt die zur Zeit vorhandenen Daten mit denen der Sicherungskopie!

Klicken Sie in der Menu Navigation auf “Datei – Datenbestand wiederherstellen”.

Wählen Sie lokale Sicherung und geben Sie bitte an, welche Sicherungskopie Sie wiederherstellen wollen. Standardmässig ist die neueste Sicherungskopie eingeblendet.

Klicken Sie auf OK um die Wiederherstellung zu starten.

Bestätigen Sie den Warnhinweis, der Sie darauf hinweist, dass der gesamte momentane Datenbestand gelöscht wird.

Optional können Sie eine Sicherung des aktuellen Datenbestandes erstellen.

Eine Meldung bestätigt, dass die Datensicherung erfolgreich wiederhergestellt wurde.

Falls Sie diese Meldung nicht mehr angezeigt haben möchten, setzen Sie den Hinweis “Diese Meldung nicht mehr anzeigen” aktiv und klicken auf OK. Wenn die Meldung immer angezeigt werden soll, reicht ein Klick auf OK.

Das Modul Zahlung bietet Ihnen eine Übersicht von all Ihren Zahlungen.

Hier erfassen Sie all Ihre pendenten Zahlungen und haben eine Übersicht über die Archivierte Zahlungen. Sie können Daueraufträge in diesem Modul verwalten sowie Ihre Zahlungslisten erstellen.

Layout Modul Zahlungen

E-Rechnung

Rechnungen von Unternehmungen unterschiedlicher Branchen können Sie auf elektronischem Weg erhalten. Der Rechnungssteller sendet Ihnen die notwendigen elektronischen Zahlungsdaten, wie beispielsweise Referenznummer, Betrag, Fälligkeitsdatum. Dies spart Papier und ermöglicht die einfache Bezahlung der Rechnung in Ihrem PayMaker.

Hinweis: E-Rechnungen funktioniert zurzeit nur mit der PostFinance.

Stammdaten

In den Stammdaten finden Sie alle wichtigen Informationen, welche die Software gesammelt hat. Sie finden auch nützliche Instrumente wie die Zahlungsliste unter dem Menüpunkt Stammdaten.

Begünstigte

Unter diesem Menüpunkt werden alle Begünstigte, an welche Sie bereits eine Zahlung erfasst und getätigt haben hinterlegt.

Hier können Sie die Angaben des Begünstigten anpassen.

Buchungstext

In diesem Unterpunkt finden Sie alle bereits verwendeten Buchungstexte, welche Sie bei der Zahlungserfassung bereits genutzt haben.

Sie können diese bearbeiten und ändern oder komplett löschen.

PLZ / Ort Verzeichnis

In diesem Menüpunkt können Sie selbständig neue Postleitzahlen und Orte hinzufügen. Bei der Installation sind bereits die offiziellen Postleitzahlen von der schweizerischen Post enthalten.

Währungen und Kurse

In diesem Menüpunkt können Sie die Fremdwährungen verwalten und hinzufügen. Bei der Installation sind bereits die wichtigsten Fremdwährungen bereits hinterlegt. Sie können diese aber auch beliebig erweitern.

Mit der Funktion Wechselkurs nachführen, lädt die Software die aktuellsten Währungskurse herunter.

Modul Pendente Zahlungen können Sie Ihre Zahlungen erfassen und an Ihr Finanzinstitut übermitteln.

Layout Pendente Zahlungen

• Neu Zahlung = Erfassen von neuen Zahlung(en)
• Ändern = Ändern der markierte Zahlung(en)
• Löschen = markierte Zahlung(en) löschen
• Filter = Filter erstellen
• Duplizieren = Markierte Zahlung(en) duplizieren
• Drucken = Zahlungsliste Drucken / PDF erstellen
• Exportieren = Zahlung(en) exportieren (Excel / CSV)
• Zahlung übermitteln = Zahlung(en) an das Finanzinstitut übermitteln / Zahlungsdatei erstellen (pain.001)
• Zahlungsprotokoll empfangen = Zahlungsprotokolle empfangen (pain.002) Weitere Infos finden Sie unter den “Archivirten Zahlungen”

Zahlung via Assistent

Um eine Zahlung  zu erfassen, wechseln Sie ins Modul **Zahlungen**. Klicken Sie im  linken Navigationsbereich auf “Pendente Zahlungen”. Um eine neue Zahlung zu erfassen,  klicken Sie danach in der Funktionsleiste auf “Neue Zahlung…”.

Zahlung via Zahlungsart

Um eine neue Zahlung zu erfassen, klicken Sie danach in der Funktionsleiste auf die Markierung beim Button “Neue Zahlung” und Wählen Sie die entsprechende Zahlungsart aus.

QR-Rechnung

Die Schweizer QR-Rechnung wurde am 1.7.2020 offiziell eingeführt und wird die “alten” Einzahlungsscheine im Herbst 2022 ablösen.

Seit der Version 5.1.18.3 kann der PayMaker PDF- und Bild-Dateien per Drag & Drop einlesen. Ziehen Sie einfach die Datei in die Pendente Zahlungen und die Software liest den QR Code automatisch aus.

Im Modul Archivierte Zahlungen finden Sie alle Ihre Zahlungen, die Sie über die Software getätigt haben.

Layout Archivierte Zahlungen

• Reaktivieren = Reaktivieren von markierten Zahlungen
• Löschen = Löschen von markierten Zahlungen
• Filter = Filter erstellen
• Drucken = Archivirte Zahlungsliste Drucken / PDF erstellen
• Exportzieren = Zahlung(en) exportieren (Excel / CSV)
• Zahlungsprotokoll empfangen = Zahlungsprotokolle empfangen (pain.002)

Zahlungsprotokoll

Mit dem neuen ISO 20022 Standard wurde eine neue Funktion eingeführt. Das Zahlungsprotokoll gibt Ihnen Auskunft über den aktuellen Verarbeitungsstand Ihrer eingelieferten Zahlungen. Dadurch werden die Statusmeldungen in den “archivierten Zahlungen” geändert.

Info: Das Zahlungsprotokoll wird derzeit nur von einigen Finanzinstituten angeboten wie z.B. PostFinance, Raiffeisen und St. Galler Kantonalbank.

Statusänderung

Falls der Status auf akzeptiert geändert hat, wurde die Zahlung vom Finanzinstitut akzeptiert und wird verarbeitet.

Falls die Zahlung, die Sie übermittelt haben, fehlerhaft ist, erscheint der Status fehlerhaft mit einem roten Punkt.

Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, die Details der übermittelten Zahlungen einzusehen. Machen Sie dafür einen Doppelklick auf die gewünschte Zahlung.

Unter Details sehen Sie den Grund von fehlerhaften Zahlungen.

Der PayMaker bietet Ihnen die Möglichkeit direkt Ihre Zahlungen an Ihr Finanzinstitut zu übermitteln.

So können Sie die Zahlung ohne grossen Aufwand direkt an Ihr Finanzinstitut übermitteln.

Automatisch übermitteln

Erfassen Sie Ihre Zahlungen und klicken Sie anschliessend auf «Zahlungen übermitteln».

Falls sich mehr als eine Zahlung in den pendenten Zahlungen befindet, werden Sie gefragt, welche Zahlungen übermittelt werden sollen.

• Nur einzelne, momentan markierte Zahlung verarbeitet
• Alle Zahlungen verarbeitet

Wählen Sie die gewünschte Option aus und bestätigen Sie mit OK.

Überprüfen Sie ob das Kontrollkästchen Zahlungen automatisch übermitteln aktiviert ist und wählen Sie den entsprechenden Bankvertrag aus.

Klicken Sie auf Weiter.

Wählen Sie nun die gewünschte Auftragsavisierung aus. Je nach Finanzinstitut stehen verschiedene Avisierungsarten zur Auswahl.

Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Starten.

Sie werden anschliessend aufgefordert, sich zu authentifizieren. Je nach Voreinstellung im E-Banking / E-Finance erhalten Sie z.Bsp. eine «MTan», «PhotoTan» oder «Code Eingabe».

Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.

Anschliessend erhalten Sie die Bestätigung, dass die Übermittlung erfolgreich war.

Sie können nun das Zahlungsjournal ausdrucken oder als PDF speichern. Klicken Sie anschliessend auf Starten.

Falls Sie dieses nicht benötigen, können Sie auch auf Abbrechen klicken.

Manuell übermitteln

Erfassen Sie Ihre Zahlungen und klicken Sie anschliessend auf Zahlungen übermitteln.

Falls sich mehr als eine Zahlung in den pendenten Zahlungen befindet, werden Sie gefragt, welche Zahlungen übermittelt werden sollen.

• Nur einzelne, momentan markierte Zahlung verarbeitet
• Alle Zahlungen verarbeitet

Wählen Sie die gewünschte Option aus und bestätigen Sie mit «OK».

Entfernen Sie den Haken in der Checkbox Zahlung automatisch übermitteln. Nun wird der untere Teil der Maske freigegeben.

Mit Durchsuchen können Sie den Pfad definieren, wo Sie die Zahlungsdatei speichern möchten. Bitte ändern Sie die Endung des Zahlungsfiles auf «.xml».

Falls nicht bereits ausgewählt, klicken Sie die Checkbox Zahlungsauftrag im Format ISO-20022 generieren an. Wenn diese Option grau erscheint, ist diese Option bereits angewählt.

Klicken Sie anschliessend auf Weiter.

Wählen Sie nun die gewünschte Auftragsavisierung aus. Je nach Finanzinstitut stehen verschiedene Avisierungsarten zur Auswahl.

Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Starten.

Sie erhalten nun die Bestätigung, dass Ihre Zahlungsdatei erstellt worden ist. Der Speicherpfad wird Ihnen auch direkt angezeigt.

Klicken Sie auf OK.

Sie können nun das Zahlungsjournal ausdrucken oder als PDF speichern. Klicken Sie anschliessend auf Starten.

Falls Sie dieses nicht benötigen, können Sie auch auf Abbrechen klicken.

Loggen Sie sich nun in Ihr E-Banking oder E-Finance ein und laden Sie das Zahlungsfile hoch.

Den Upload der Zahlungsdatei, finden Sie unter diesen Begriffen in Ihrem E-Banking:

• «XML Datei hochladen»

• «Massenverarbeitung»

• «Datentransfer»

• «EZAG»

Manuell übermitteln

Erfassen Sie Ihre Zahlungen und klicken Sie anschliessend auf Zahlungen übermitteln.

Falls sich mehr als eine Zahlung in den pendenten Zahlungen befindet, werden Sie gefragt, welche Zahlungen übermittelt werden sollen.

• Nur einzelne, momentan markierte Zahlung verarbeitet
• Alle Zahlungen verarbeitet

Wählen Sie die gewünschte Option aus und bestätigen Sie mit «OK».

Entfernen Sie den Haken in der Checkbox Zahlung automatisch übermitteln. Nun wird der untere Teil der Maske freigegeben.

Mit Durchsuchen können Sie den Pfad definieren, wo Sie die Zahlungsdatei speichern möchten. Bitte ändern Sie die Endung des Zahlungsfiles auf «.xml».

Falls nicht bereits ausgewählt, klicken Sie die Checkbox Zahlungsauftrag im Format ISO-20022 generieren an. Wenn diese Option grau erscheint, ist diese Option bereits angewählt.

Klicken Sie anschliessend auf Weiter.

Wählen Sie nun die gewünschte Auftragsavisierung aus. Je nach Finanzinstitut stehen verschiedene Avisierungsarten zur Auswahl.

Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Starten.

Sie erhalten nun die Bestätigung, dass Ihre Zahlungsdatei erstellt worden ist. Der Speicherpfad wird Ihnen auch direkt angezeigt.

Klicken Sie auf OK.

Sie können nun das Zahlungsjournal ausdrucken oder als PDF speichern. Klicken Sie anschliessend auf Starten.

Falls Sie dieses nicht benötigen, können Sie auch auf Abbrechen klicken.

Loggen Sie sich nun in Ihr E-Banking oder E-Finance ein und laden Sie das Zahlungsfile hoch.

Den Upload der Zahlungsdatei, finden Sie unter diesen Begriffen in Ihrem E-Banking:

• «XML Datei hochladen»

• «Massenverarbeitung»

• «Datentransfer»

• «EZAG»

Das Modul Konten bietet Ihnen eine Übersicht von all Ihren Konten.

Die Kontos werden von Ihrem Finanzinstitut geführt, mit Ausnahme des manuellen Kontos. Aus Sicht vom PayMaker sind nur diejenigen Ihrer Konten interessant, welche über elektronische Kommunikation erreicht werden können. Damit dies möglich ist, müssen Sie mit dem entsprechenden Finanzinstitut einen Vertrag abschliessen.

So sehen Sie in der Kontoübersicht alle Ihre erfassten Belastungskonten.

Layout Modul Konten

Kontoübertrag

Mit der Funktion «Kontoübertrag» lösen Sie eine Inlandzahlung zwischen Ihren Belastungskonten aus. Dies ist nicht zu vergleichen mit Ihrem E-Banking bzw E-Finance Online. Die Zahlung wird wie eine Inlandzahlung gehandhabt.

Konten Aktualisieren

Über die Funktion «Konten aktualisieren» werden Ihre Kontobewegungen des entsprechenden Finanzinstitut heruntergeladen.

Die Spaltenreihenfolge kann angepasst werden. Die Sortierung erfolgt nach Buchungsdatum, wobei das aktuellste Buchungsdatum zuoberst ist. Falls ein Saldo in fetter Schrift dargestellt wird, bedeutet dies, dass dieser Saldo vom Finanzinstitut gemeldet wurde. Ist der Saldo in normaler Schrift dargestellt, dann wurde er von der Software aus den vorhandenen Kontoumsätzen berechnet.

Kontobewegung suchen / filtern

Die Funktion Kontobewegung suchen oder Filtern (in der Multifunktionsleiste) können Sie nach Kontobewegungen suchen. Sie können nach verschiedenen Bedingungen suchen bzw. filtern.

Alle Suchkriterien sind untereinander kombinierbar.

Mittels dem Modul Finanzen können Sie auf einfache Weise Ihre Einnahmen und Ausgaben überwachen und planen. Das Modul Finanzen gibt Ihnen Auskunft über:

• wie viel Geld Sie oder andere Familienmitglieder einnehmen
• wie viel Geld Sie für sich oder andere Familienmitglieder ausgeben
• woher Ihre Einnahmen stammen
• wofür das Geld ausgegeben wird
• den Saldoverlauf

Die Grundlage für den zukünftigen Saldoverlauf liefern die Angaben, die bei den geplanten Bewegungen gemacht werden. Für die Vergangenheitsbetrachtung liefern die Belastungs- und Gutschriftanzeigen der Kontoauszüge die Grunddaten.

Erste Schritte

Zukünftige, geplante Einnahmen und Ausgaben werden in der Rubrik “Geplante Bewegungen” erfasst.

Damit die angefallenen Einnahmen und Ausgaben in der Haushaltsplanung ausgewertet werden können, müssen Belastungs- und Gutschriftanzeigen den Kategorie und Familienmitgliedern zugeordnet werden. Die Einrichtung der Kategorien und Familienmitgliedern und die Zuordnung der Kontenbewegungen erfolgen im Modul Konten.

Sobald Sie geplante Bewegungen erfasst haben und die Einnahmen und Ausgaben Kategorien und Familienmitgliedern zugeteilt haben, können Sie die zahlreichen Auswertungen in den Finanzen anwenden.

Saldoverlauf

Der Saldoverlauf ermöglicht Ihnen eine zukunftsgerichtete Liquiditätsplanung einerseits und eine historische Betrachtung des Kontostandes andererseits.

Die aktiven Konten zum aktuellen Mandanten werden im Bereich “Saldoverlauf” angezeigt. Im Saldoverlauf werden automatisch die geplanten Bewegungen durch die tatsächlichen Kontostände ersetzt. Um den Verlauf eines Kontos grafisch anzeigen zu lassen, klicken Sie auf das Konto.

E-Dokumente können im Modul „E-Dokumente“ verwaltet werden.

Um E-Dokumente verwalten zu können, klicken Sie auf das Modul „E-Dokumente“ in der Modulanzeige, die sich im Bildschirm rechts unten befindet.

Unterstütze Formate

PayMaker kann zwei Dokumenttypen von E-Dokumenten verwalten:

• PDF Dokumente
• XML Dokumente

Erkundigen Sie sich bei Ihrem Finanzinstitut, um zu erfahren, welche Arten und Formate von E-Dokumenten Sie beziehen können. Ebenfalls müssen Sie ihrem Finanzinstitut mitteilen, ob Sie überhaupt E-Dokumente beziehen wollen und in welchem Format. Da dieser Vorgang von Finanzinstitut zu Finanzinstitut unterschiedlich ist, bitten wir Sie, sich direkt an Ihr Finanzinstitut zu wenden.

Download von E-Dokumenten

Um E-Dokumente herunterzuladen, gehen Sie ins Modul E-Dokumente und klicken auf die Schaltfläche “E-Dokumente herunterladen”. Es werden immer die aktuellsten, noch nicht bezogenen E-Dokumente heruntergeladen.

Hinweis: Ein E-Dokument kann über die Anwendung nur einmal heruntergeladen werden. Falls
Sie das Dokument erneut vom Finanzinstitut beziehen wollen, können Sie das via online Schnittstelle manuell tätigen.

In Klammern hinter den Verzeichnissen steht die Nummer von den noch nicht gelesenen E-Dokumenten.

Hinweis: Bei E-Dokumenten vom Typ XML der PostFinance wird automatisch ein Verzeichnis mit dem Namen „XML“ angelegt. Darunter wird ebenfalls automatisch pro Konto ein Verzeichnis angelegt

Die Verzeichnisse, die sich im Teilbaum „Heruntergeladene E-Dokumente“ befinden, können nicht verändert werden.

Import von E-Dokumenten

Um bereits heruntergelande Dokumente vom Typ PDF oder tar.gz zu importieren, gehen Sie wie folgt vor:

• Gehen Sie ins Modul E-Dokumente
• Wählen Sie aus dem Menü „E-Dokumente“ die Funktion „Importieren von …“ aus.
• Falls Sie ein einzelnes Dokument (PDF oder tar.gz) importieren möchten, wählen Sie „Dateien“.
• Falls Sie alle Dokumente eines Verzeichnisses samt seinen Unterverzeichnissen importieren möchten, wählen Sie „Ordner“.

Die importierten Dokumente und Verzeichnisse werden im Bereich „Eigene Ordner“ angelegt.

Beim Importieren wird nicht darauf geachtet, ob ein Dokument bereits importiert wurde oder nicht.

E-Dokumente Sturkturieren

Wenn Sie E-Dokumente vom Finanzinstitut beziehen, werden sie in die grün eingefärbte Verzeichnisstruktur unter „Heruntergeladene Dokumente“ abgelegt. Diese Verzeichnisstruktur kann nicht angepasst werden und wird von der Anwendung bzw. dem Finanzinstitut vorgegeben.

Unter dem gelb eingefärbtem Verzeichnis „Eigene Ordner“ können Sie eine Verzeichnisstruktur nach Wahl anlegen.

Löschen von E-Dokumenten

E-Dokumente können durch Klicken auf die rechte Maustaste auf eine Dokumentskurzbeschreibung im Verzeichnisinhalt gelöscht werden. Danach erscheint ein Kontextmenü. Wählen Sie nun „Löschen“ aus dem Kontextmenü.

Hinweis: Ein gelöschtes Dokument ist unwiderruflich gelöscht. Falls Sie das gelöschte Dokument wiederherstellen wollen, können Sie eine Datensicherung einspielen oder das Dokument online von Ihrem Finanzinstitut wieder beziehen und danach über die Importfunktion wieder hinzufügen.

Speicherort der E-Dokumenten

Heruntergeladene E-Dokumente werden einerseits im Dokumentenverzeichnis und andererseits in der Datenbank abgespeichert. Diese Einstellungen können angepasst werden. Gehen Sie dafür ins Modul “Konfiguration”. Wählen Sie den Punkt „E-Dokumente“ im Navigationsbaum.

Dateiordner für E-Dokumente

Hier werden lückenlos alle E-Dokumente abgespeichert, die vom Finanzinstitut bezogen wurden. Auch wenn Sie E-Dokumente in der Anwendung löschen, so verbleiben die Dokumente weiterhin in diesem Verzeichnis.

As of version 6, it is possible to create QR invoices (payment section).

It is only possible to create the payment section and not an invoice.

Layout Module QR Invoice

To create a QR invoice (payment section only), click on “QR invoice” on the left-hand side.

Then click on “Create”.

The following dialogue will open.

• Template Name: Define a name for this template.
• Description: Add a description.
• QR/IBAN: Define your credit account. Deposits will be made to this account.
• Payable To: This information will be taken from your account details.
• Reference Number: See the QR Variants section for more information. (Optional)
• Additional Information: In this dialogue you can define additional information. (Optional)
• Payable by: In this section you can deposit the monitoring recipient. (Optional)
• Currency and amount: Here you can define the currency and the amount of the invoice. (Only Euro and CHF allowed)(Optional)

To create a QR invoice (payment section only), click on “QR invoice” on the left-hand side.

Then click on “Create”.

The following dialogue will open.

Activate the option at the top right “Create invoice series”.

• Template name: Define a name for this template here.
• Description: Add a description.
• QR/IBAN: Define your credit account. Deposits will be made to this account.
• Payable To: This information will be taken from your account details.
• Reference Number: See the QR Variants section for more information. (Optional)
• Additional Information: In this dialogue you can define additional information. (Optional)
• Payable by: In this section you can deposit the monitoring recipient. (Optional)
• Currency and amount: Here you can define the amount of the invoice. (Only Euro and CHF allowed)(Optional)

Then click on “Next”.

A new dialogue will appear:

• Save path: Select your save path here where all invoices are to be saved.
• Quantity: Define the number of invoices to be created.
• Increment reference number: With this option, the reference numbers are created consecutively. This gives each invoice a unique reference number.
• Increment Info: With this option, the additional information is numbered consecutively.
• Print: Click on “Print” to print the invoice series.
• Export: With this option you can create single PDF files to print them in a print shop or to send them as PDF attachments by email.
• Save: Save your changes without printing them.