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Nouveautés Version 5
Compatible avec le Swiss QR Code
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- Vous êtes prêt pour la nouvelle facture QR avec partie paiement
- Lisez les factures QR et les BVR en utilisant la même méthode
Effectuez des recherches en texte intégral dans les paiements et les comptes
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Enregistrer les favoris
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- Sauvegardez dans les favoris les fonctions que vous utilisez fréquemment pour pouvoir y accéder plus rapidement
Schéma de couleurs
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- Vous pouvez personnaliser les couleurs de votre interface utilisateur
Adresses structurées
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- Assistant pour la structuration préalable automatique de vos coordonnées existantes
- Vérification et correction simples de vos données dans un format structuré
Connexion sûre grâce à une authentification à deux facteurs(facultatif)
-
Connexion sûre grâce à une authentification à deux facteurs(facultatif)
- Sécurité renforcée et protection contre les accès non autorisés aux données confidentielles
- Meilleure sécurité de la communication avec la banque
Nouvelles fonctionnalités version 4
Définition des concepts
Comment le mandant, le compte, le contrat et l'utilisateur interagissentils?
Le CLX.PayMaker vous permet de traiter l’ensemble de vos opérations de paiement avec toutes les institutions financières suisses. Pour ce faire, le CLX.PayMaker utilise les interfaces de communication électroniques offertes par les institutions financières pour l’échange d’informations de compte et de paiement.
Les informations de compte et de paiement sont toujours classées dans le mandant du CLX.PayMaker affecté au contrat correspondant. Autrement dit, elles sont toujours déposées dans le même récipient.
Le mandant est comme un récipient contenant plusieurs contrats et comptes
Pour chaque fonction relative aux opérations de paiement que l’utilisateur souhaite effectuer et nécessitant un accès aux institutions financières, l’utilisateur doit indiquer le contrat à utiliser, c.-à -d. la clé ouvrant la porte électronique.
Le CLX.PayMaker ne sait pas quel contrat couvre quels comptes. C’est l’institution financière qui le détermine.
Le nombre de mandants et de contrats que le CLX.PayMaker met à disposition d’un utilisateur est déterminé par la relation triangulaire entre le mandant, le contrat et l’utilisateur. Les conditions suivantes doivent être remplies pour qu’un utilisateur puisse travailler pour un mandant avec un contrat:
Le contrat doit être affecté à l’utilisateur chargé de le gérer. Autrement dit, l’utilisateur doit être autorisé pour le contrat pour pouvoir le gérer.
L’utilisateur doit être affecté à au moins un mandant. Les utilisateurs qui n’ont d’autorisation pour aucun mandant ne peuvent exécuter aucune fonction relative aux opérations de paiement.
Le contrat doit être affecté à l’un des mandants auquel l’utilisateur est également attribué.
Autrement dit, le cercle doit être fermé comme indiqué sur l’illustration 2.
Interaction entre le mandant, l’utilisateur et le contrat
Si l’utilisateur est autorisé à travailler avec un mandant mais pas avec tous les contrats de ce mandant, il ne peut travailler qu’avec les contrats pour lesquels il a reçu une autorisation spécifique.
Si l’utilisateur est autorisé à travailler pour un mandant et pour des contrats supplémentaires d’un deuxième mandant auquel il n’est pas affecté, il ne peut pas travailler avec ces contrats supplémentaires car il ne peut jamais saisir ce deuxième mandant lors de la connexion.
Les fonctions auxquelles un utilisateur a accès lors du travail avec un mandant sont déterminées par les droits d’utilisation.
Combien de mandants et d'utilisateurs est-il préférable de configurer?
Le nombre de mandants et d’utilisateurs nécessaires pour travailler avec le CLX.PayMaker dépend de l’utilisation que vous souhaitez faire du CLX.PayMaker. Il n’existe pas de configuration optimale unique valable pour toutes les situations. Nous allons désormais vous présenter quelques cas d’utilisation du CLX.PayMaker et la configuration adaptée à chacun d’entre eux.
Tous les cas ont en commun l’obligation de conclure un contrat avec toutes les institutions financières auprès desquelles vous disposez de comptes que vous souhaitez gérer avec le CLX.PayMaker.
Cas d’un particulier
Vous êtes un particulier et souhaitez traiter vos informations de paiement et vos comptes privés. Vous gérez plusieurs comptes auprès de différentes institutions financières. Vous êtes le seul utilisateur.
Cas d’utilisation d’un particulier avec comptes privés
Vous avez besoin d’un mandant regroupant toutes les informations de vos comptes privés. Sécurisez l’accès au mandant à l’aide d’un mot de passe.
Vous avez uniquement besoin d’un utilisateur avec lequel vous connecter dans le CLX.PayMaker. Affectez cet utilisateur au mandant (flèche (1)). L’utilisateur doit recevoir tous les droits pour le mandant. L’utilisateur peut aussi administrer le CLX.PayMaker, mais n’a pas besoin de mot de passe.
Affectez tous les contrats conclus avec les institutions financières souhaitées au mandant (le même tiroir sur l’illustration 3) et à l’utilisateur (flèche (2)).
Configurez le CLX.PayMaker de façon à ce que le système démarre avec le dernier utilisateur connecté ou le dernier mandant utilisé.
Cas d’un couple avec comptes familiaux
Vous êtes un couple et souhaitez gérer vos comptes familiaux communs. Vous gérez plusieurs comptes auprès de différentes institutions financières. Les deux partenaires utilisent le même CLX.PayMaker.
Cas d’utilisation d’un couple avec comptes familiaux Vous avez besoin d’un mandant regroupant toutes les informations de vos comptes communs. Sécurisez l’accès à ce mandant à l’aide d’un mot de passe.
Vous avez besoin de deux utilisateurs: l’un pour votre connexion au CLX.PayMaker, l’autre pour celle de votre conjoint. Chacun de ces deux utilisateurs est affecté au mandant (flèches (1) et (3)). Chacun des deux utilisateurs doit recevoir tous les droits pour le mandant. Les deux utilisateurs peuvent aussi administrer le CLX.PayMaker. Libre à vous de décider si l’utilisation non autorisée des deux utilisateurs doit encore être sécurisée à l’aide d’un mot de passe. L’ajout d’un mot de passe est judicieux si tous les utilisateurs n’ont pas les mêmes autorisations de gestion et droits de travail avec le mandant.
Affectez tous les contrats conclus avec les institutions financières souhaitées au mandant (le même récipient sur l’illustration 4) et aux deux utilisateurs (flèches (2) et (4)).
Configurez le CLX.PayMaker de façon à ce que le système démarre avec le dernier mandant utilisé. Si un utilisateur utilise le CLX.PayMaker bien plus souvent que l’autre, il peut être plus simple pour lui que le système démarre aussi avec le dernier utilisateur connecté.
Cas d’un particulier avec entreprise propre ou activité secondaire
Vous êtes un particulier et souhaitez gérer vos comptes privés ainsi que les comptes de votre entreprise ou ceux d’une activité secondaire (la trésorerie d’une association, p. ex.). Vous êtes le seul utilisateur.
Cas d’utilisation d’un particulier avec entreprise propre
Vous avez besoin de deux mandants: un pour vos comptes privés et un pour les comptes de votre entreprise/association. Sécurisez l’accès aux deux mandants à l’aide de mots de passe.
Vous avez uniquement besoin d’un utilisateur avec lequel vous connecter dans le CLX.PayMaker. Cet utilisateur est affecté aux deux mandants (flèches (1) et (3)). L’utilisateur doit recevoir tous les droits pour les deux mandants. L’utilisateur peut aussi administrer le CLX.PayMaker, mais n’a pas besoin de mot de passe.
Affectez chaque contrat conclu avec une institution financière souhaitée au mandant qui convient (autrement dit, déposez-le dans le bon tiroir, cf. illustration 5). L’utilisateur est autorisé pour chaque contrat (flèches (2) et (4)).
Configurez le CLX.PayMaker de façon à ce que le système démarre avec le dernier utilisateur connecté.
Souhaitez-vous également gérer les membres ou même tenir la compatibilité sur ordinateur? Nous vous recommandons alors nos deux logiciels CLX.ClubMaker (pour les associations) et CLX.BusinessMaker (pour les entreprises).
Cas de conjoints avec compte commun et comptes séparés
Votre conjoint et vous souhaitez gérer à la fois votre compte commun et vos comptes séparés. Vous utilisez tous les deux le même CLX.PayMaker.
Cas d’utilisation de conjoints avec comptes communs et séparés
Vous avez besoin de trois mandants : chacun un pour vos comptes séparés respectifs et un troisième pour vos comptes communs. Sécurisez l’accès à tous les mandants à l’aide de mots de passe.
Vous avez besoin de deux utilisateurs: un pour vous et un pour votre conjoint. Un utilisateur est affecté à «votre» mandant et au mandant «commun» (flèche (1)). L’utilisateur doit recevoir tous les droits pour ces deux mandants. L’utilisateur peut aussi administrer le CLX.PayMaker, mais n’a pas besoin de mot de passe. Le deuxième utilisateur est affecté au mandant «commun» et à celui du «conjoint» (flèche (3)), mais n’a pas besoin de mot de passe.
Affectez chaque contrat conclu avec une institution financière souhaitée au mandant qui convient (autrement dit, déposez-le dans le bon tiroir, cf. illustration 6). Le premier utilisateur est autorisé pour chaque contrat de «votre» mandant et du mandant «commun» (flèche (2)), le deuxième pour chaque contrat du mandant «commun» et du mandant du «conjoint» (flèche (4)).
Configurez le CLX.PayMaker de façon à ce que le système démarre avec soit le dernier utilisateur connecté soit le dernier mandant utilisé.
Cas du CLX.PayMaker sur un ordinateur d’association
Vous êtes le trésorier ou le président d’une association locale et souhaitez utiliser le CLX.PayMaker sur l’ordinateur de l’association dont se servent également d’autres membres du comité directeur qui peuvent consulter certaines informations concernant les comptes de l’association mais ne peuvent pas effectuer de paiements.
Cas d’utilisation d’un ordinateur d’association avec plusieurs utilisateurs
Vous avez besoin d’un mandant regroupant toutes les informations des comptes de l’association. Sécurisez l’accès à ce mandant à l’aide d’un mot de passe.
Vous devez créer un utilisateur pour chaque membre de l’association devant pouvoir accéder aux comptes afin de lui permettre de se connecter. L’utilisateur que vous créez pour vous-même est également administrateur; les autres ne doivent pas nécessairement l’être. Chaque utilisateur est affecté au mandant (flèches (1), (3) et (5)) et les droits de certains sont limités en fonction de la situation (flèche (7) sur l’illustration 7). Définissez un mot de passe pour chaque utilisateur.
Affectez tous les contrats conclus avec les institutions financières souhaitées au mandant (le même tiroir sur l’illustration 7) et à tous les utilisateurs (flèches (2), (4) et (6)).
Configurez le CLX.PayMaker de façon à ce que le système démarre avec le dernier mandant utilisé.
Souhaitez-vous également gérer les membres ou même tenir la compatibilité sur ordinateur? Nous vous recommandons alors nos deux logiciels CLX.ClubMaker et CLX.BusinessMaker.
Quel est le lien entre les données d'accès d'un contrat et les mots de passe?
Grâce aux mots de passe utilisateur et mandant, le CLX.PayMaker protège l’accès en vue d’une utilisation et l’accès aux données (flèche (1) sur l’illustration 8).
L’institution financière utilise sa procédure pour sécuriser l’accès électronique à ses systèmes (flèche (2) sur l’illustration 8) aussi bien pour le CLX.PayMaker que pour tous les autres programmes permettant d’obtenir des informations de compte et de paiement de l’institution financière.
Ces deux dispositifs de sécurité se complètent.
Dispositifs de sécurité via le CLX.PayMaker et via l’institution financière
Opérations de paiement
Définition des concepts
| SBVR: | = Système de Bulletin de Versement orange avec numéro de Référence: permet une large automatisation de la facturation |
Vous collaborez avec la Poste:
| BVR: | = Bulletin de Versement avec numéro de Référence= pour un compte postal -> sans «En faveur de» |
| BVR+: | = Bulletin de Versement avec numéro de Référence sans montant préimprimé= pour un compte postal -> sans «En faveur de» |
Vous collaborez avec une banque:
| BVRB: | = Bulletin de Versement avec numéro de Référence Bancaire= pour une banque -> avec «En faveur de»
Sur le bulletin de versement figure le numéro d’adhérent postal de la succursale bancaire tenant le compte. L’adhérent est identifié à l’aide du numéro d’adhérent interne. Celui-ci vous est communiqué par votre banque : il s’agit des six premiers chiffres du numéro de référence (pour plus de détails, reportez-vous au chapitre «Structure d’un bulletin de versement»). Le déposant n’est pas autorisé à s’adresser au destinataire. La banque et PostFinance sont liés par un rapport contractuel régissant l’utilisation de bulletins de versement avec numéro de référence (BVR) pour une reconnaissance optique/mécanique des caractères. Le client de la banque est autorisé, sur la base de ce rapport contractuel, à utiliser des documents de paiement BVRB avec le numéro d’adhérent de la banque pour des versements et des virements sur son compte bancaire. Le déposant n’est pas cité sur les entrées de paiement BVRB. Seul le numéro de référence BVRB est communiqué à la banque et à son client. |
| BVRB+: | = Bulletin de Versement avec numéro de Référence Bancaire sans montant préimprimé= pour une banque -> avec «En faveur de» |
| Ligne de codage: | La ligne de codage figure dans la zone de codage blanche sur le bord inférieur du BVR/BVRB. La zone de codage occupe les lignes 20 à 25. Sur le BVR/BVRB, la ligne de codage se trouve à la ligne 21. |
| À cases: | = Le montant peut être imprimé à l’aide d’un PC ou rempli à la main |
| À cadres: | = Le montant doit être imprimé à l’aide d’un PC |
| Identification: | Banque: pour l’identification automatisée d’un client bancaire, la ligne de codage doit contenir, outre le numéro d’adhérent de la banque en question, un numéro d’identification BVRB à 6 chiffres; celui-ci vous est communiqué par votre banque.PostFinance: un numéro client BVR est attribué au client pour le traitement automatisé des BVR. |
| OCR-B: | Police standardisée lisible par ordinateur, obligatoire sur la ligne de codage. |
| Dénomination de l’adhérent: | Désigne l’adhérent au système SBVR vis-à -vis de PostFinance. Pour un BVRB, il s’agit toujours et dans tous les cas de votre banque. Sur un BVRB/BVRB+, il est indiqué après «Versement pour». L’adhérent est suivi de l’adresse du client de la banque («En faveur de»). La dénomination de l’adhérent indiquée sur le BVR/BVR+ doit permettre au débiteur (payeur) et aux centres de traitement d’identifier avec certitude le créancier (bénéficiaire). La dénomination du client de la banque doit être précédée de la mention «En faveur de» sur le BVR/BVR+. La dénomination doit permettre au débiteur et à l’institution financière d’identifier avec certitude le bénéficiaire final. |
| Numéro de référence: | Le numéro de référence est numérique et comprend 16 à 27 chiffres. 27 chiffres sont utilisés en général. 20 d’entre eux sont à la disposition du factureur (p. ex. pour le numéro client, le numéro de facture, le montant, etc.). Sur un BVRB, les 6 premiers chiffres de ce numéro sont occupés par l’identification BVRB. Le 27e chiffre est un chiffre de contrôle.Représentation du numéro de référence: |
Ligne de codage: les positions inutilisées doivent toujours être remplies par des zéros placés à gauche.
Cadre de référence du document de traitement: le numéro de référence doit être justifié à droite, en blocs de 5 caractères, plus, si nécessaire, un bloc avec les caractères restants. Les zéros sur la gauche peuvent être supprimés. Le cadre de référence est obligatoire.
Récépissé: groupage libre (les chiffres peuvent être imprimés en continu et, si besoin, répartis sur 2 lignes); les zéros sur la gauche peuvent être supprimés. Rejet: Est qualifié de Rejet un BVR qui n’a pas pu être traité de façon automatisée par PostFinance. Raisons possibles: détérioration, souillure, mauvaise position de la ligne de codage, police incorrecte dans la ligne de codage, chiffre de contrôle incorrect, structure incorrecte de la ligne de codage, etc.
Structure d'un bulletin de versement BVRB
La structure et la position correctes de la ligne de codage et du jeu de caractères OCR-B1 sont indispensables au traitement automatisé des documents.
- Numéro d’adhérent postal de votre banque (p. ex. 01-2654-0)
- Votre numéro d’adhérent interne (p. ex. 999999)
- Code du type de document01: pour un BVR/BVRB (avec montant) dans la ligne de codage, aligné à gauche04: pour un BVR/BVRB+ (sans montant) dans la ligne de codage, aligné à gauche
- Montants: Les montants de la ligne de codage et des champs de montant doivent concorder. Le montant à transférer peut être préimprimé sur le bulletin de versement (BVR/BVRB) ou rempli par le déposant (BVR+/BVRB+).
- Chiffre de contrôle: Des éléments perturbateurs comme un maculage, des empreintes de timbre ou des modifications à la main des documents peuvent causer des problèmes lors de la lecture. Des caractères incomplets ou illisibles entraînent le rejet ou une lecture erronée des documents. Pour éviter ces sources d’erreur, les lignes de codage sont complétées par des chiffres de contrôle. La méthode utilisée pour le calcul du chiffre de contrôle est le modulo 10, récursif.
- Numéro d’adhérent postal de votre banque (sans trait d’union! Ex: 010026540)
- Dénomination du client: Les dénominations de client indiquées sur le BVR/BVRB doivent permettre au débiteur et aux institutions financières d’identifier avec précision le créancier. Il faut respecter les points suivants: Avec inscription au registre du commerce: dénomination exacte telle qu’elle figure au registre. Sans inscription au registre du commerce: nom, prénom et siège social ou dénomination identique à celle du compte bancaire. Associations, fédérations, fondations: conformément aux statuts ou à l’acte de fondation, ainsi qu’au siège social. Autorités et administrations publiques: dénomination officielle et lieu. Le nom de la localité du domicile ou du siège social doit être précédé du code postal. Les paiements peuvent être refusés si le client ne peut pas être identifié avec certitude.
- Dénomination du débiteur: Le document de traitement et le récépissé doivent mentionner le débiteur. Le document de traitement doit comporter l’adresse complète (nom, rue ou boîte postale, code postal et localité). Aucune information supplémentaire n’est autorisée.
Versement à un bénéficiaire direct (compte postal; BVR & BVR+)
Le versement doit s’effectuer sur un compte postal. Vous pouvez commander les bulletins de versement (format: A4, intégré et neutre) directement auprès de votre conseiller client de PostFinance. Vous pouvez obtenir jusqu’à 2 000 exemplaires gratuits par an.
On distingue les bulletins BVR/BVR+ et les bulletins à cases/à cadres.
BVR
Les factures BVR sont établies avec un champ de montant rempli. Les champs de montant peuvent alors être à cases ou à cadres. Il n’est pas nécessaire de placer le montant exactement dans les cases. Le CLX.ClubMaker l’imprime automatiquement et correctement dans les cases.
BVR à cases avec montant préimprimé
BVR à cadres avec montant préimprimé
Bulletins de versement à cadres
Les bulletins de versement à cadres doivent toujours comporter un montant imprimé. Les BVR à cadres sans montant (= BVR+) ou avec un montant de CHF 0,00 (nul) ne sont pas autorisés!
BVR+
Laissez le champ de montant vide lorsque vous établissez des factures BVR+. Le destinataire de la facture est ainsi libre de choisir combien il veut payer.
BVR+, pas de montant préimprimé, obligatoirement à cases, le montant doit être écrit à la main exactement dans les cases.
Versement à un bénéficiaire indirect (compte bancaire; BVRB & BVRB+)
Le versement doit s’effectuer sur un compte bancaire. Vous pouvez commander les bulletins de versement directement auprès de nous. Ici aussi, on distingue les bulletins BVRB/BVRB+ et les bulletins à cases/à cadres.
BVRB
Le champ réservé au montant est rempli lors de l’établissement de factures BVRB. Le montant doit être inscrit précisément dans les cases. Le versement est effectué avec la banque comme bénéficiaire direct («Versement pour») et celle-ci reconnaît le bénéficiaire indirect à l’aide du numéro d’adhérent interne («En faveur de»). Aucune communication n’est autorisée.
BVRB à cases avec montant préimprimé
BVRB à cadres avec montant préimprimé
Bulletins de versement bancaire à cadres
Les bulletins de versement bancaire à cadres doivent toujours être imprimés avec un champ de montant rempli! Les BVRB à cadres sans montant (= BVRB+) ou avec un montant de CHF 0,00 (nul) ne sont pas autorisés. Étant donné que le CLX.ClubMaker peut imprimer à la fois des champs de montant à cadres ou à cases, seuls des champs de montant à cases peuvent être utilisés (afin d’éviter les erreurs d’impression -> cf. chapitre «Erreurs d’impression»)!
Vous pouvez vous procurer les documents correspondants directement auprès de CREALOGIX AG. Contactez-nous par téléphone au +41 58 404 85 85, par e-mail à l’adresse info@crealogix.com ou sur www.clx-shop.com.
BVRB+
Laissez le champ de montant vide lorsque vous établissez des factures BVRB+. Le destinataire de la facture est ainsi libre de choisir combien il veut payer.
BVRB+ à cases sans montant préimprimé
BVRB Ã cadres
Les BVRB+ à cadres ne sont pas autorisés!
Connexion au CLX.PayMaker
Comment me connecter comme utilisateur?
Vous vous identifiez d’abord comme utilisateur lors du démarrage du PayMaker. Pour ce faire, saisissez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe dans la fenêtre «Connexion». Si aucun mot de passe n’est défini pour votre nom d’utilisateur, laissez ce champ vide. Le PayMaker vérifie l’exactitude du mot de passe pour le nom d’utilisateur et affiche un message en cas d’erreur.
Le bouton «…» vous permet de modifier l’affichage des champs des mots de passe de façon à pouvoir lire ce que vous tapez.
Une fois connecté, indiquez au CLX.PayMaker avec quel mandant vous souhaitez travailler. Pour ce faire, choisissez le mandant souhaité dans la fenêtre «Connexion» et saisissez son mot de passe dans le champ correspondant. Si aucun mot de passe n’est défini pour le mandant souhaité, laissez ce champ vide.
Saisie du mot de passe
Dans la version Office du CLX.PayMaker, la saisie d’un mot de passe est toujours obligatoire.
Comment changer de mandant après la connexion?
Vous pouvez changer le mandant sur lequel vous travaillez sans fermer et redémarrer le CLX.PayMaker. Pour ce faire, allez dans le menu «Fichier» et sélectionnez «Changer de mandant».
Le CLX.PayMaker affiche ensuite la fenêtre «Connexion» de sélection du mandant souhaité que vous pouvez utiliser comme lors de la connexion.
Comment changer d'utilisateur après la connexion?
Vous pouvez vous connecter avec un autre utilisateur sans fermer et redémarrer le CLX.PayMaker.
Pour ce faire, allez dans le menu «Fichier» et sélectionnez «Changer de mandant/utilisateur».
Le CLX.PayMaker affiche ensuite la fenêtre «Connexion» pour sélectionner le nom d’utilisateur souhaité que vous pouvez utiliser comme lors de la connexion.
Comment savoir avec quel utilisateur je suis actuellement connecté?
Dans le menu «Fichier», cliquez sur «Utilisateur/mandant actuel…». Le CLX.PayMaker affiche la fenêtre «Utilisateur/mandant actuel» (cf. illustration 11) indiquant l’utilisateur actuel.
Vous pouvez également savoir quel utilisateur est connecté au CLX.PayMaker dans l’onglet «Configuration» de la fenêtre d’informations.
Comment savoir avec quel utilisateur je travaille actuellement?
Vous pouvez cliquer sur «Utilisateur/mandant actuel…» dans le menu «Fichier». Le CLX.PayMaker affiche alors la fenêtre «Utilisateur/mandant actuel» indiquant le mandant actuel.
ou
Vous pouvez aussi trouver le mandant par l’onglet «Configuration» dans la fenêtre d’informations.
ou
Regardez tout simplement la ligne de titre de la fenêtre de base du CLX.PayMaker.
Comment modifier mon mot de passe en tant qu'utilisateur?
Vous pouvez modifier votre mot de passe utilisateur même sans disposer de l’autorisation d’administration. Pour ce faire, allez dans le menu «Fichier» et sélectionnez «Modifier le mot de passe».
Le CLX.PayMaker affiche alors la fenêtre «Modifier le mot de passe» à cet effet. Saisissez le mot de passe actuel de l’utilisateur dans le champ «Ancien mot de passe» ou laissez le champ vide si aucun mot de passe n’était défini jusqu’à présent. Saisissez le nouveau mot de passe dans le champ «Nouveau mot de passe». Pour éviter toute faute de frappe, confirmez le nouveau mot de passe dans le champ «Confirmation mot de passe».
Le bouton «…» vous permet de modifier l’affichage des cases des mots de passe de façon à pouvoir lire ce que vous tapez.
Enregistrez le nouveau mot de passe en cliquant sur le bouton , ou rejetez la modification en cliquant sur . Le mot de passe actuel reste alors inchangé.
Foire aux questions
Général
Qu'implique la signature collective (double contrôle) pour la transmission de paiements?
Vous pouvez faire en sorte qu’une personne ne puisse transmettre des paiements que si elle est associée à une autre «signature». Ce réglage s’effectue à la fois sur le mandant et sur les utilisateurs.
Voici un exemple de situation dans laquelle il peut être pertinent d’opter pour la signature collective. Vous êtes le président d’une association et votre collègue est le trésorier. Vous ne souhaitez pas que le trésorier puisse transmettre des paiements sans votre contrôle préalable. Vous avez dans ce cas un mandant pour l’association et deux utilisateurs distincts: l’utilisateur «président» et l’utilisateur «trésorier». Vous devez d’abord configurer ce mandant de façon à ce qu’il ne puisse transmettre des paiements qu’après contrôle. Pour ce faire, choisissez «Mandants» dans le module de configuration.
Double-cliquez sur le mandant de l’association. Cochez «Transmission des paiements après double contrôle». L’activation de cette option impose deux contrôles pour la transmission de chaque paiement.
Vous devez maintenant encore attribuer les utilisateurs au mandant. Pour ce faire, cliquez sur l’onglet «Utilisateurs». Veuillez noter qu’au moins deux utilisateurs doivent être affectés au mandant pour une signature collective. Vous pouvez modifier les autorisations des utilisateurs. Pour ce faire, sélectionnez l’utilisateur pour lequel vous souhaitez effectuer ce changement, puis cliquez sur «Modifier les autorisations». Vous pouvez par exemple retirer au trésorier l’autorisation de voir les comptes ou de transmettre les paiements.
Enregistrez les réglages en cliquant sur ok.
Désormais, la colonne «Visé» s’affiche à côté de la colonne «Bénéficiaire» lors de la saisie de paiements. Vous voyez ainsi si un paiement a déjà été visé et s’il a, le cas échéant, déjà reçu une autorisation de transmission ou non.
Comment lier un mandant avec sa comptabilité?
Vous pouvez configurer la comptabilité dans ce but dans le CLX.PayMaker si vous avez installé le CLX.ClubMaker ou le CLX.BusinessMaker.
Choisissez «Mandants» dans le module de configuration.
Double-cliquez sur le mandant que vous souhaitez relier à la comptabilité. Allez ensuite dans l’onglet «Comptabilité». Cochez «Une comptabilité ClubMaker/BusinessMaker est tenue pour ce mandant». Vous pouvez ensuite affecter un mandant dans le CLX.PayMaker en cliquant sur «Affecter un mandant ClubMaker/BusinessMaker».
Confirmez votre modification en cliquant sur OK.
Comment accéder à la fenêtre d'informations?
Vous pouvez accéder à la fenêtre d’informations en cliquant sur «À propos de…» dans le menu «?».
Quelles informations fournit la fenêtre d'informations?
La fenêtre d’informations fournit de nombreuses informations réparties dans plusieurs onglets.
Informations générales et système d’exploitation
Version des modules
Informations relatives à la configuration
Informations de licence
Gestion des utilisateurs, mandants et contrats
Comment supprimer un mandant existant?
Le module «Configuration» vous permet de supprimer un mandant existant des trois façons suivantes.
Cliquez sur «Mandants» dans le menu de navigation.
Sélectionnez le mandant que vous aimeriez supprimer dans la liste des mandants.
Vous pouvez ouvrir le menu contextuel à l’aide d’un clic droit de la souris dans la liste des mandants, puis y choisir «Supprimer».
ou
Cliquez sur «Supprimer» dans la barre des fonctions.
ou
Sélectionnez «Supprimer le mandant» dans le menu «Mandants».
Avec cette variante, le CLX.PayMaker ouvre la fenêtre de confirmation «Supprimer» pour la suppression du mandant.
Pour confirmer la suppression, cliquez sur Ou. Pour empêcher la suppression, cliquez sur Non. Cette suppression est définitive.
Le mandant supprimé n’apparaît plus dans la liste des mandants.
Comment supprimer un utilisateur existant?
Le module «Configuration» vous permet de supprimer un utilisateur existant des trois façons suivantes.
Cliquez sur «Utilisateurs» dans le menu de navigation.
Sélectionnez l’utilisateur à supprimer dans la liste des utilisateurs.
Vous pouvez ouvrir le menu contextuel à l’aide d’un clic droit de la souris dans la liste des utilisateurs, puis y choisir «Supprimer».
ou
Cliquez sur «Supprimer» dans la barre des fonctions.
ou
Sélectionnez «Supprimer l’utilisateur» dans le menu «Utilisateurs».
Avec cette variante, le CLX.PayMaker ouvre la fenêtre de confirmation «Supprimer» pour la suppression de l’utilisateur.
Pour confirmer la suppression, cliquez sur Oui. Pour empêcher la suppression, cliquez sur Non. Cette suppression est définitive.
L’utilisateur supprimé n’apparaît plus dans la liste des utilisateurs.
Comment supprimer un contrat existant?
Le module «Configuration» vous permet de supprimer un contrat existant des trois façons suivantes.
Cliquez sur «Contrats» dans le menu de navigation.
Sélectionnez le contrat à supprimer dans la liste des contrats.
Vous pouvez ouvrir le menu contextuel à l’aide d’un clic droit de la souris dans la liste des contrats, puis y choisir «Supprimer».
ou
Cliquez sur «Supprimer» dans la barre des fonctions.
ou
Sélectionnez «Supprimer le contrat» dans le menu «Contrats».
Avec cette variante, le CLX.PayMaker ouvre la fenêtre de confirmation «Supprimer» pour la suppression du contrat.
Pour confirmer la suppression, cliquez sur . Pour empêcher la suppression, cliquez sur . Cette suppression est définitive.
Le contrat supprimé n’apparaît plus dans la liste des contrats.
Wie lege ich ein Passwort für einen Mandanten fest?
Le plus important d’abord: si vous attribuez un mot de passe à un mandant, les données de compte et de paiement de ce dernier sont enregistrées et cryptées. Votre mot de passe est utilisé pour le cryptage. Il est impossible de restaurer ces données sans mot de passe. Vous ne devez donc jamais oublier votre mot de passe mandant.
Pour définir ou modifier le mot de passe pour un mandant, sélectionnez la fonction «Modifier le mandant» dans le module de configuration, et cliquez sur le bouton à cet effet dans l’onglet «Général». Le CLX.PayMaker affiche la fenêtre «Modifier le mot de passe».
Veuillez insérer désormais l’ancien mot de passe, s’il en existait un, ainsi que le nouveau. Pour éviter toute faute de frappe lors de la saisie du nouveau mot de passe, vous devez également le saisir dans le champ de confirmation. Le CLX.PayMaker vérifie d’une part si l’ancien mot de passe est correct, et d’autre part si le nouveau de passe a été saisi les deux fois de façon identique. Si ce n’est pas le cas, un message d’erreur correspondant s’affiche dans les deux cas.
Le bouton «…» vous permet de modifier l’affichage des champs des mots de passe de façon à pouvoir lire ce que vous tapez.
Le CLX.PayMaker enregistre votre saisie lorsque vous cliquez sur . Le nouveau mot de passe n’est enregistré que lorsque vous enregistrez toutes les modifications effectuées à propos du mandant dans la fenêtre «Mandant».
Cliquez sur le bouton pour rejeter vos modifications du mot de passe et conserver la dernière saisie valable dans cette fenêtre. Vous devrez donc saisir l’ancien mot de passe lors de votre prochaine connexion car le nouveau n’a pas été enregistré. En enregistrant le mandant, vous modifiez le mot de passe. Vous devrez donc saisir le nouveau mot de passe indiqué ci-dessus lors de votre prochaine connexion.
La fenêtre «Modifier le mot de passe» se ferme dans les deux cas.
Comment définir un mot de passe pour un utilisateur?
Pour définir ou modifier le mot de passe d’un utilisateur, sélectionnez la fonction «Modifier l’utilisateur» dans le module de configuration. Vous pouvez alors modifier le mot de passe dans l’onglet «Général».
Pour ce faire, sélectionnez «Réinitialiser». Les deux champs de saisie du mot de passe sont alors libérés.
Saisissez le nouveau mot de passe dans le champ prévu à cet effet. Pour éviter toute faute de frappe, saisissez de nouveau le même mot de passe dans le champ de confirmation.
Le CLX.PayMaker vérifie que les deux mots de passe sont identiques et vous avertit en cas d’erreur.
Si vous ne saisissez pas de mot de passe, le mot de passe est supprimé du profil de l’utilisateur. Il n’est ensuite plus vérifié lors de la connexion.
Cliquez sur le bouton pour enregistrer la modification, ou sur le bouton pour la rejeter et ne pas modifier l’utilisateur.
Comment définir les mandants pour lesquels l'utilisateur peut travailler?
Voici vos deux options pour créer l’autorisation d’un utilisateur pour un mandant. Vous pouvez modifier l’utilisateur et l’autoriser pour un, voire plusieurs mandants. Vous pouvez aussi modifier le mandant et également lui autoriser un, voire plusieurs utilisateurs.
Si vous modifiez l’utilisateur, deux listes s’affichent dans l’onglet «Mandants» de la fenêtre de traitement: à gauche, les mandants pour lesquels l’utilisateur n’est pas autorisé, et à droite, les mandants pour lesquels il est autorisé.
Après avoir effectué toutes les affectations souhaitées, enregistrez-les en cliquant sur . Si vous souhaitez rejeter les modifications d’affectation, cliquez sur . La fenêtre de traitement se ferme dans les deux cas.
Si vous modifiez le mandant, le CLX.PayMaker affiche deux listes dans l’onglet «Utilisateurs» de la fenêtre de traitement: à gauche, les utilisateurs non autorisés pour le mandant, et à droite, les utilisateurs autorisés pour le mandant.
Après avoir effectué toutes les affectations souhaitées, enregistrez-les en cliquant sur . Si vous souhaitez rejeter les modifications d’affectation, cliquez sur . La fenêtre de traitement se ferme dans les deux cas. Peu importe comment vous modifiez l’affectation du mandant et de l’utilisateur, vous avez également la possibilité de définir les droits de l’utilisateur dans le cadre du travail pour le mandant.
Comment établir une affectation entre contrat et mandant?
Voici vos deux options pour affecter un contrat à un mandant. Vous pouvez modifier le contrat et lui affecter un, voire plusieurs mandants. Vous pouvez aussi modifier le mandant et également lui affecter un, voire plusieurs contrats.
Si vous modifiez le contrat, deux listes s’affichent dans l’onglet «Mandants» de la fenêtre de traitement: à gauche, les mandants non affectés au contrat, et à droite, les mandants assignés au contrat.
Après avoir effectué toutes les affectations souhaitées, enregistrez-les en cliquant sur . Si vous souhaitez rejeter les modifications d’affectation, cliquez sur . La fenêtre de traitement se ferme dans les deux cas.
Si vous modifiez le mandant, le CLX.PayMaker affiche deux listes dans l’onglet «Contrats» de la fenêtre de traitement: à gauche, les contrats non affectés au mandant, et à droite, les contrats affectés au mandant.
Après avoir effectué toutes les affectations souhaitées, enregistrez-les en cliquant sur . Si vous souhaitez rejeter les modifications d’affectation, cliquez sur . La fenêtre de traitement se ferme dans les deux cas.
Comment définir les contrats avec lesquels un utilisateur peut travailler?
Voici vos deux options pour créer l’autorisation d’un utilisateur pour un contrat. Vous pouvez modifier l’utilisateur et l’autoriser pour un, voire plusieurs contrats. Vous pouvez aussi modifier le contrat et également lui autoriser un, voire plusieurs utilisateurs.
Si vous modifiez l’utilisateur, deux listes s’affichent dans l’onglet «Contrats» de la fenêtre de traitement: à gauche, les contrats pour lesquels l’utilisateur n’est pas autorisé, et à droite, les contrats pour lesquels il est autorisé.
Après avoir effectué toutes les affectations souhaitées, enregistrez-les en cliquant sur . Si vous souhaitez rejeter les modifications d’affectation, cliquez sur . La fenêtre de traitement se ferme dans les deux cas.
Si vous modifiez le contrat, deux listes s’affichent dans l’onglet «Utilisateurs» de la fenêtre de traitement: à gauche, les utilisateurs n’ayant pas accès au contrat, et à droite, les utilisateurs y ayant accès.
Après avoir effectué toutes les affectations souhaitées, enregistrez-les en cliquant sur . Si vous souhaitez rejeter les modifications d’affectation, cliquez sur . La fenêtre de traitement se ferme dans les deux cas.
Comment définir les droits d'un utilisateur par rapport au mandant?
Un utilisateur dispose de certains droits lors du travail avec un mandant. Vous pouvez définir ces droits dès la création de l’utilisateur ou du mandant, ou plus tard en modifiant un utilisateur ou un mandant lors de l’affectation d’un utilisateur à un mandant.
Si vous gérez l’utilisateur et lui attribuez un mandant, sélectionnez un mandant assigné et cliquez sur le bouton de gestion des droits. Vous ne pouvez gérer les droits que d’un mandant «à la fois».
Si vous gérez le mandant et lui attribuez un utilisateur, sélectionnez un utilisateur autorisé et cliquez sur le bouton de gestion des droits. Vous ne pouvez gérer les droits que d’un utilisateur «à la fois».
Dans les deux cas, le CLX.PayMaker affiche la fenêtre «Modifier les autorisations» avec une liste de tous les droits qu’il est possible d’attribuer à l’utilisateur pour le mandant.
Cochez les droits souhaités et ne cochez pas les opérations non autorisées. Utilisez les boutons «Sélectionner tous» et «Désélectionner tous» si vous souhaitez choisir toutes les opérations ou n’en choisir aucune.
Enregistrez votre saisie en cliquant sur . Vous pouvez également rejeter vos modifications en cliquant sur . La fenêtre «Modifier l’autorisation» se ferme dans les deux cas.
Répétez les étapes ci-dessus pour tous les mandants ou utilisateurs assignés dont vous souhaitez modifier les droits.
Toutes les modifications effectuées dans la fenêtre «Modifier les autorisations» sont enregistrées lors de l’enregistrement de l’utilisateur ou du mandant en cours de traitement.
Comment modifier les options du contrat avec l'institution financière?
Vous pouvez ajuster les options du contrat en modifiant le contrat ou les définir dès la création du contrat.
La partie haute de la fenêtre contient le numéro de contrat et l’institution financière. Vous pouvez sélectionner le type d’affichage des charges lors d’ordres de paiement.
Choix limité à certaines institutions
Veuillez noter que toutes les institutions financières ne proposent pas ce choix.
Sauvegarde des données
Comment sauvegarder des données?
Procédez ainsi pour sauvegarder vos données:
Démarrez votre CLX.PayMaker.
Dans le menu «Fichier», cliquez sur «Sauvegarder l’état de données».
Sélectionnez le répertoire dans lequel vous souhaitez placer la copie de sauvegarde. Le réglage standard prévoit l’enregistrement des 10 dernières copies de sauvegarde. Vous pouvez modifier le nombre recommandé de copies à conserver si vous le souhaitez. Notez toutefois que l’enregistrement de davantage de copies de sauvegarde occupe plus de place sur le disque dur. Indiquez où vous souhaitez placer la sauvegarde, puis cliquez sur «Sauvegarder».
Un message confirme que la sauvegarde des données a bien été créée. Si vous ne souhaitez plus voir s’afficher ce message, cochez la mention «Ne plus afficher ce message» et cliquez sur OK. Pour voir le message à chaque fois, cliquez uniquement sur OK.
Le réglage standard prévoit que le CLX.PayMaker vous rappelle lors de son arrêt d’effectuer une sauvegarde des données. Le module de configuration vous permet d’indiquer si vous souhaitez conserver ces rappels lors de l’arrêt du programme ou si vous préférez qu’une sauvegarde soit effectuée automatiquement ou qu’aucune donnée ne soit sauvegardée.
Comment restaurer une sauvegarde de données?
Procédez ainsi pour restaurer une sauvegarde de données:
Démarrez votre CLX.PayMaker.
Dans le menu «Fichier», cliquez sur «Restaurer l’état de données».
Choisissez de copier la sauvegarde de données depuis le serveur de sauvegarde à distance ou une sauvegarde locale. Si vous optez pour la sauvegarde locale, indiquez la copie de sauvegarde que vous souhaitez restaurer. Le réglage standard prévoit l’utilisation de la copie de sauvegarde la plus récente.
Cliquez sur OK pour lancer la restauration.
Validez l’avertissement vous indiquant la suppression de tout l’état de données momentané. Vous perdez alors toute modification éventuelle effectuée depuis la dernière sauvegarde.
Vous pouvez également effectuer une sauvegarde de l’état de données actuel.
Un message confirme que la sauvegarde des données a bien été restaurée.
Si vous ne souhaitez plus voir s’afficher ce message, cochez la mention «Ne plus afficher ce message» et cliquez sur OK. Pour voir le message à chaque fois, cliquez uniquement sur OK.
Si vous avez installé les produits BusinessMaker, ClubMaker ou SwissMoney et effectué la sauvegarde via le CLX.PayMaker, vous avez également restauré les données des BusinessMaker, ClubMaker et SwissMoney lors de la restauration.
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