PayMaker SIX / PRO

Der Benutzer arbeitet mit dem PayMaker. Er führt die von PayMaker zur Verfügung gestellten Funktionen für die Verträge aus, für die er berechtigt ist.

Benutzer, welche als „Administrator“ gekennzeichnet sind, können zusätzlich alle Benutzer, alle Mandanten und alle Verträge bewirtschaften, d.h. neue erfassen, bestehende anpassen oder löschen. Dies gilt insbesondere auch für Mandanten und Verträge, denen sie gar nicht zugeordnet sind. Das Administrationsrecht eines Benutzers beschränkt sich also nicht auf die berechtigten Mandanten und Verträge .

Für eine Privatperson reicht in der Regel ein Benutzer für PayMaker aus. Aus diesem Grund ist im neuen PayMaker bereits ein Benutzer mit Administrationrechten erstellt worden. Falls mehrere Personen PayMaker verwenden, ist es angebracht, für jede Person einen separaten Benutzer zu definieren.

Unter einem Mandanten versteht PayMaker ein Gefäss, in welchem Konto- und Zahlungsinformationen versorgt werden. Ein Mandant kann mehrere Bank-Verträge und Konten von unterschiedlichen Finanzinstituten aufnehmen. Aber im PayMaker kann immer nur ein Gefäss geöffnet sein. Das offene Gefäss muss geschlossen werden bevor ein anderes geöffnet wird.

Als Privatperson benötigen Sie für die Nutzung Ihrer Verbindungen zu Finanzinstituten in der Regel genau 1 Mandanten. Aus diesem Grund ist ein Mandant nach der Installation bereits erstellt. Wenn Sie andererseits z.B. ein Geschäft haben oder im Ehrenamt der Kassier eines örtlichen Vereins sind, empfiehlt es sich, einen zweiten Mandanten zu erstellen, damit die privaten Kontobewegungen von den anderen Konten getrennt sind.

Ein Vertrag im Sinn von PayMaker ist eine Übereinkunft, welche Sie mit einem Finanzinstitute abgeschlossen haben und die es Ihnen ermöglicht, Kontoinformationen mit diesem Finanzinstitut auf elektronischem Weg auszutauschen. Damit dieser Austausch funktioniert, benötigen Sie die Zugangsdaten, welche Sie von Ihrem Finanzinstitut erhalten haben. Ihr Vertrag mit den entsprechenden Zugangsdaten ist also der Schlüssel, welcher Ihnen die elektronische Tür zu Ihren Konto- und Zahlungsinformationen bei einem Finanzinstitut öffnet.

Für jedes Konto, dass Sie mit dem PayMaker verarbeiten wollen, benötigen Sie einen separaten Vertrag mit dem jeweiligen Finanzinstitut.

In einem Vertrag können mehrere Konti zur Verwendung aufgeführt sein. Legen Sie mit Ihrem Finanzinstitut fest, welche Konti zum Vertrag gehören

Die Konten werden von Ihrem Finanzinstitut geführt, mit Ausnahme des „manuellen“ Kontos.

Aus Sicht vom PayMaker sind nur diejenigen Ihrer Konten interessant, welche über elektronische Kommunikation erreicht werden können.

Damit dies möglich ist, müssen Sie mit dem entsprechenden Finanzinstitut einen Vertrag abschliessen.

PayMaker ermöglicht Ihnen die umfassende Verarbeitung Ihres Zahlungsverkehrs mit allen Schweizer Finanzinstituten. Zu diesem Zweck verwendet PayMaker die von den Finanzinstituten angebotenen, elektronischen Kommunikationsschnittstellen zum Austausch von Konten- und Zahlungsinformationen. Die Konten- und Zahlungsinformationen werden jeweils in demjenigen Mandanten im PayMaker abgelegt, der dem entsprechenden Vertrag zugeordnet ist. Dies bedeutet, sie werden immer im selben Gefäss versorgt.

Der Mandant als Gefäss mit mehreren Verträgen und Konten

Bei jeder Funktion des Zahlungsverkehrs, welche der Benutzer ausführen will und welche Zugang zu den Finanzinstituten benötigt, muss der Benutzer angeben, welcher Vertrag verwendet werden soll, d.h. welcher Schlüssel für die elektronische Tür passen soll.

Welche Konten von welchem Vertrag abgedeckt werden, weiss der PayMaker nicht. Dies wird durch das Finanzinstitut bestimmt.

Die Menge der Mandanten und Verträge, welche PayMaker einem Benutzer zur Verfügung stellt, ist durch die Dreiecksbeziehung zwischen Mandant, Vertrag und Benutzer bestimmt. Damit ein Benutzer für einen Mandanten mit einem Vertrag arbeiten kann, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

Der Vertrag muss dem Benutzer zugeordnet sein, der damit arbeiten soll. Oder anders formuliert: Der Benutzer muss für den Vertrag berechtigt sein, damit er mit diesem arbeiten darf. Der Benutzer muss mindestens einem Mandanten zugeordnet sein. Benutzer, welche für keinen Mandanten berechtigt sind, können keine Funktionen des Zahlungsverkehrs ausführen. Der Vertrag muss einem der Mandanten zugeordnet sein, dem auch der Benutzer zugeteilt ist.

Zusammenspiel zwischen Mandant, Benutzer und Vertrag

Falls der Benutzer zur Arbeit mit einem Mandanten berechtigt ist aber nicht für alle Verträge dieses Mandanten die Berechtigung aufweist, kann er nur mit denjenigen Verträgen arbeiten, für die er berechtigt ist.

Falls der Benutzer zur Arbeit für einen Mandanten berechtigt ist und für zusätzliche Verträge von einem zweiten Mandanten, dem er aber nicht zugeordnet ist, die Berechtigung aufweist, kann er mit diesen zusätzlichen Verträgen nicht arbeiten, da er diesen zweiten Mandanten bei der Anmeldung gar nie angeben kann.

Der Funktionsumfang, welcher einem Benutzer bei der Arbeit mit einem Mandanten zur Verfügung steht, wird durch die Benutzerrechte bestimmt.

PayMaker bietet die Möglichkeit, die Menge der ausführbaren Funktionen für einen Benutzer zu bestimmen und zwar pro Mandant.

Der Benutzer kann für die nachstehend aufgeführten Funktionen für einen Mandanten berechtigt werden:

• Anzeige von elektronischen Kontodokumenten

• Übermittlung von elektronischen Kontodokumenten

• Anzeige der Haushaltsplanung

• Bearbeitung von Konten und Kontoauszügen

• Anzeige von Konten und Kontendetails

• Übermittlung von Konten und Kontendetails

• Anzeige von Zahlungen

• Bearbeitung von Zahlungen

• Übermittlung von Zahlungen

• Visierung von Zahlungen

Bei der Zuordnung eines Benutzers zu einem Mandanten erhält der Benutzer gemäss der Voreinstellung entweder alle Rechte oder keine und zwar unabhängig davon, ob der Benutzer dem Mandanten zugeteilt wird oder umgekehrt.

Die Menge der Mandanten und Benutzer, die Sie für die Arbeit mit PayMaker benötigen, hängt davon ab, wozu Sie PayMaker verwenden wollen. Eine allgemein gültige, beste Konfiguration gibt es nicht. In der Folge werden Ihnen einige Szenarios der Verwendung von PayMaker vorgestellt und die jeweils dazu passende Konfiguration erläutert.

Allen Szenarien gemeinsam ist, dass ein Vertrag mit jedem Finanzinstitut abgeschlossen werden muss, bei dem Sie Konten führen, welche Sie mit PayMaker verarbeiten möchten.

Szenario Privatperson mit privaten Konten

Sie als Privatperson möchten Ihre privaten Konten und Zahlungsinformationen verarbeiten. Sie führen ein oder mehrere Verträge/Konten bei einem oder mehreren Finanzinstituten. Sie sind der einzige Benutzer.

Sie benötigen einen Mandanten, welcher alle Informationen zu Ihren privaten Konten aufnimmt. Den Zugriff auf den Mandanten sichern Sie mit einem Passwort.

Sie benötigen nur einen Benutzer, mit dem Sie sich im PayMaker anmelden. Ordnen Sie diesen Benutzer dem Mandanten zu. Der Benutzer soll alle Rechte für den Mandanten erhalten. Der Benutzer kann auch gleich den PayMaker administrieren.

Ordnen Sie alle erfassten Verträge mit den gewünschten Finanzinstituten dem Mandanten und dem Benutzer zu.

Stellen Sie PayMaker so ein, dass beim Start der zuletzt angemeldete Benutzer und der zuletzt benutzte Mandant verwendet werden.

Szenario Ehepaar mit Familienkonten:

Sie als Ehepaar möchten Ihre gemeinsamen Familienkonten verarbeiten. Sie führen ein oder mehrere Verträge/Konten bei einem oder mehreren Finanzinstituten. Beide Partner benutzen denselben PayMaker.

Sie benötigen einen Mandanten, welcher alle Informationen zu Ihren gemeinsamen Konten aufnimmt. Den Zugriff auf diesen Mandanten sichern Sie mit einem Passwort.

Sie benötigen zwei Benutzer. Mit dem einen melden Sie sich am PayMaker an, mit dem anderen Ihr Ehepartner. Jeder dieser beiden Benutzer wird dem Mandanten zugeordnet. Jeder der beiden Benutzer soll alle Rechte für den Mandanten erhalten. Es können auch gleich beide Benutzer den PayMaker administrieren. Ob die unerlaubte Verwendung der beiden Benutzer noch mit einem Passwort abgesichert werden muss, ist Ihnen überlassen. Dies ist dann sinnvoll, falls nicht alle Benutzer „gleichberechtigt“ sind in Bezug auf Administration und in Bezug auf Rechte bei der Arbeit mit dem Mandanten.

Ordnen Sie alle erfassten Verträge mit den gewünschten Finanzinstituten dem Mandanten und den beiden Benutzern zu.

Stellen Sie PayMaker so ein, dass beim Start der zuletzt benutzte Mandant verwendet wird. Falls ein Benutzer PayMaker viel häufiger anwendet als der andere, kann es für diesen einfacher sein, wenn auch mit dem zuletzt angemeldeten Benutzer gestartet wird.

Szenario Privatperson mit Geschäft oder Nebenamt

Sie als Privatperson möchten neben Ihren privaten Konten auch die Konten Ihres eigenen Geschäftes oder diejenigen eines Nebenamtes (z.B. Kassier in einem Verein) verarbeiten. Sie sind der einzige Benutzer.

Sie benötigen zwei Mandanten, einen für Ihre privaten Konten und einen zweiten für die Konten Ihres Geschäftes/Vereines. Sichern Sie den Zugriff zu beiden Mandanten mit Passwörtern ab.

Sie benötigen nur einen Benutzer, mit dem Sie sich im PayMaker anmelden. Dieser Benutzer wird beiden Mandanten zugeordnet. Der Benutzer soll alle Rechte für beide Mandanten erhalten. Der Benutzer kann auch gleich den PayMaker administrieren.

Ordnen Sie jeden Vertrag mit einem gewünschten Finanzinstitut dem jeweils passenden Mandanten zu (d.h. versorgen Sie ihn in die richtige Schublade). Der Benutzer wird für jeden Vertrag berechtigt.

Stellen Sie PayMaker so ein, dass beim Start der zuletzt angemeldete Benutzer verwendet wird .

Szenario Lebenspartner mit gemeinsamen und eigenen Konten

Sie und Ihr Lebenspartner möchten sowohl Ihr gemeinsames Konto als jeder auch seine privaten/eigenen Konten verarbeiten. Beide benutzen denselben PayMaker.

Sie benötigen drei Mandanten, je einen für die privaten Konten von Ihnen und Ihrem Lebenspartner sowie einen dritten für Ihre gemeinsam verwalteten Konten. Sichern Sie den Zugriff zu allen Mandanten mit Passwörtern ab.

Sie benötigen zwei Benutzer, einen für Sie und einen für Ihren Lebenspartner. Der eine Benutzer wird „Ihrem“ und dem „gemeinsamen“ Mandanten zugeordnet. Der Benutzer soll alle Rechte für diese beiden Mandanten erhalten. Der Benutzer kann auch gleich den PayMaker administrieren. Der zweite Benutzer wird dem „gemeinsamen“ und dem „Lebenspartner“-Mandanten zugeteilt.

Ordnen Sie jeden Vertrag mit einem gewünschten Finanzinstitut dem jeweils passenden Mandanten zu (d.h. versorgen Sie ihn in die richtige Schublade). Der erste Benutzer wird für jeden Vertrag „Ihres“ und des „gemeinsamen“ Mandanten berechtigt, der zweite für jeden Vertrag des „gemeinsamen“ und des „Lebenspartner“-Mandanten.

Stellen Sie PayMaker so ein, dass beim Start weder der zuletzt angemeldete Benutzer noch der zuletzt benutzte Mandant verwendet wird.

Szenario PayMaker auf Vereinscomputer mit mehreren Benutzern

Sie als Kassier oder Präsident eines örtlichen Vereins möchten PayMaker nutzen und zwar auf dem Vereinscomputer, der auch von anderen Vorstandmitgliedern verwendet wird, welche ebenfalls gewisse Informationen zu den Vereinskonten einsehen, aber keine Zahlungen ausführen können.

Sie benötigen einen Mandanten, welcher alle Informationen zu den Konten des Vereins aufnimmt. Den Zugriff auf diesen Mandanten sichern Sie mit einem Passwort.

Sie benötigen für jedes Vereinsmitglied, welches Zugang zu den Konten haben soll, einen Benutzer, damit es sich anmelden kann. Der Benutzer, den Sie für sich erstellen, ist auch Administrator, die anderen brauchen dies nicht notwendigerweise. Jeder der Benutzer wird dem Mandanten zugeordnet, wobei je nach Gegebenheit die Rechte einzelner Benutzer eingeschränkt werden. Legen Sie für jeden Benutzer ein Passwort fest. Ordnen Sie alle erfassten Verträge mit den gewünschten Finanzinstituten dem Mandanten (dieselbe Schublade) und allen Benutzern zu.

Stellen Sie PayMaker so ein, dass beim Start der zuletzt benutzte Mandant verwendet wird.

Im PayMaker werden verschiedene Passwörter verwendet.

Passwörter für Anmeldung am PayMaker

Die Anmeldung am PayMaker erfolgt immer über einen „Benutzernamen“ sowie zugehörendem „Passwort“

In allen Softwares der Crealogix sind Passwörter für Benutzer obligatorisch. Das Passwort muss mind. 6 Zeichen lang sein, mind. einen Grossbuchstaben und mind. ein Sonderzeichen enthalten. Mit dem Benutzerpasswort wird geprüft, ob ein Benutzer autorisiert ist, PayMaker zu benutzen.

Benutzer-Passwörter werden über Menu „Datei“, „Konfiguration“, „Benutzer“ verwaltet.

Passwörter für Bank-Verträge

Da für die direkte / automatische Übermittlung aus dem PayMaker ans Finanzinstitut der entsprechende Bank-Vertrag erfasst sein muss, kann in diesem auch das korrekte Passwort des Ebankings gespeichert werden. In den allermeisten Fällen wird dabei dasselbe Passwort verwendet, das auch zur Anmeldung über den Webbrowser benutzt wird.

Wichtig: Sollte das Anmelde-Passwort des Ebankings geändert worden sein, muss es auch im Bank-Vertrag im PayMaker geändert werden.

Menu „Datei“, „Konfiguration“, „Verträge“ den Vertrag doppelklicken und Dialoge durchspielen. Dabei das aktuelle Ebanking-Passwort hinterlegen.

PayMaker schützt mit dem Benutzer-Passwort den Zutritt zur Anwendung selber und zu ihren Daten.

Das Finanzinstitut sichert mit seinem Verfahren den elektronischen Zugang zu seinen Systemen, und zwar sowohl gegenüber PayMaker als auch gegenüber jedem anderen Programm, mit welchem Konto- und Zahlungsinformationen vom Finanzinstitut bezogen werden können.

Diese beiden Sicherheitsvorkehrungen ergänzen sich.

Wählen Sie als erstes die Sprache in welcher Sie die Installation und die Software installiert werden soll.

Die Voreinstellung richtet sich nach Ihrer Systemsprache.

Klicken Sie anschliessen auf „OK“

Falls bei Ihnen Windows Komponenten fehlen, werden diese mitinstalliert. Klicken Sie auf „Installieren“.

Nach Auswahl der Installationssprache öffnet sich das Setup automatisch (Installationsassistent).

Klicken Sie auf „Weiter“

In diesem Schritt können Sie den Pfad der Installation ändern. In der Regel werden von Windows alle Programme in „C:Programme“ oder „C:Programme (x86)“ installiert.

Klicken Sie auf „Weiter“

Klicken Sie anschliessend auf „Installieren“.

Nun wird die Installation ausgeführt. Warten Sie bitte, bis die Installation beendet wird.

Nach Abschluss der Installation klicken Sie auf „Fertig stellen“

Erfassen Sie den Lizenzschlüssel (der Cursor muss dazu ganz links gesetzt sein) und bestätigen Sie mit „Prüfen“.

Info: Den Lizenz-Schlüssel erhalten Sie per Mail nach einer Bestellung oder ist im Kundenkonto im OnlineShop ersichtlich.

Sollten Sie die 30-tägige „Demo“-Version nutzen wollen, klicken Sie bitte auf „Weiterhin testen“

Info: Die „Demo“-Version ist funktionell nicht eingeschränkt. Einzig die „Anmeldepasswort-Rücksetzung“ funktioniert nicht, da dazu eine Lizenz nötig ist.

Im nächsten Schritt wird die Eingabe eines Benutzer Passwortes verlangt. Der Schutz des Benutzers durch ein Passwort ist obligatorisch.

Bei jedem Öffnen des PayMakers wird dieses Passwort verlangt.

Erfassen Sie ein Passwort für den Benutzer «Administrator».

Wiederholen Sie die Eingabe bei „Passwort-Bestätigung“ und klicken auf „OK“.

Das Modul „Konfiguration“ ist entweder links unten im Hauptteil „Konfiguration“ oder über Menu „Datei“, „Konfiguration“ erreichbar.

Es ist unterteilt in zwei Bereiche: „Allgemeine Einstellungen“ und „Systemeinstellungen“.

In den „Allgemeinen Einstellungen“ finden Sie verschiedene Optionen, um das Programm nach Ihren Wünschen anzupassen.

Unter dem Menüpunkt „Systemeinstellungen“ sind alle Einstellungen der einzelnen Benutzer, Mandanten, Verträge und Konten vorhanden.

Systemeinstellungen – Benutzer

In diesem Menüpunkt können Sie neue Benutzer anlegen und deren Berechtigungen verwalten. So können jedem Benutzer individuell einzelne Mandanten und Verträge zugewiesen werden.

Wichtig: Da zu jedem Bank-Vertrag mindestens 1 Konto gehört, muss dazu auch das entsprechende „Konto“ denselben „Mandanten“ wie die „Bank-Verträge“ zugeordnet werden. (Siehe „Bank-Konten erfassen“)

Systemeinstellungen – Mandanten

In diesem Menüpunkt können Sie neue Mandanten anlegen und deren Berechtigungen verwalten. So können jedem Mandanten individuell einzelne Benutzer und Verträge zugewiesen werden.

Wichtig: Da zu jedem Bank-Vertrag mindestens 1 Konto gehört, muss dazu auch das entsprechende „Konto“ denselben „Mandanten“ wie die „Bank-Verträge“ zugeordnet werden. (Siehe „Bank-Konten erfassen“)

Zusätzlich können Sie die Datenbank komprimieren.

Systemeinstellungen – Verträge

In diesem Menüpunkt können Sie bestehende Bank-Verträge ändern und neue Verträge anlegen sowie deren Berechtigungen verwalten. So kann jeder Vertrag individuell einzelnen Benutzern und Mandanten zugewiesen werden.

Via Rechtsklick wird das Kontextmenü hervorgerufen.

Klicken Sie auf «Neuen Vertrag erfassen» um Ihren E-Banking Vertrag zu hinterlegen.

Bestehende Verträge werden über doppelklicken bearbeitet.

Wichtig: jeder Bank-Vertrag darf nur einmalig erfasst werden. Für die Verwendung in mehreren „Mandanten“ muss er danach den Mandanten zugeordnet werden.

Da zu jedem Bank-Vertrag mindestens 1 Konto gehört, muss dazu auch das entsprechende „Konto“ denselben „Mandanten“ wie die „Bank-Verträge“ zugeordnet werden. (Siehe „Bank-Konten erfassen“)

Der Installations-Assistent öffnet sich. Dieser leitet Sie durch den Einrichtungsprozess.

Klicken Sie nun auf «Weiter».

Wichtig: Wenn Sie über eine „Schlüsseldatei“ vom Finanzinstitut verfügen, entfernen Sie den Haken bei «Installationsart ohne Schlüsseldatei». (Nur PayMaker PRO / MULTI / EBICS)

Wählen Sie über die Drop-Down-Liste oder über die Suchfunktion Ihr Finanzinstitut aus.

In der Suche können Sie nach Name, Ort, Clearing Nummer oder PLZ suchen.

Nun werden Sie aufgefordert, die Vertragsnummer und das Passwort einzugeben. Es handelt sich um die gleichen Daten wie beim Login im E-Banking über den Webbrowser.

Die Vertragsnummer ist zwingend einzutragen, das Passwort ist optional; d.h. Sie können es auch bei jeder Bankkommunikation manuell eingeben.

Klicken Sie danach auf «Weiter».

Mit der Schaltfläche «Fertigstellen» wird der Installations-Assistent abgeschlossen.

Es erscheint ein neues Fenster, in welchem Sie weitere Einstellungen zu Ihrem erfassten Vertrag hinterlegen können.

Unter dem Reiter «Benutzer» können Sie zuordnen, welcher Benutzer Zugriff auf den soeben erfassten Vertrag erhält.

Unter dem Reiter «Mandanten» können Sie festlegen, welcher Mandant auf den angelegten Vertrag Zugriff hat.

Wichtig: Stellen Sie sicher, dass Sie die Option «ISO 20022» auf «Ja» gesetzt haben. Falls diese Option ausgegraut ist, kann sie nicht geändert werden.

Systemeinstellungen – Konten

Bank-Konten werden links unten im Hauptteil „Konten“ erfasst.

Wichtig: jedes Konto darf nur einmalig erfasst werden. Für die Verwendung in mehreren „Mandanten“ muss es danach den Mandanten zugeordnet werden, siehe unterhalb.

Konten-Zuweisungen zu Mandanten

Über Menu „Datei“, „Konfiguration“, „Konten“ müssen die Konten den jeweiligen „Mandanten“ zugewiesen werden.

Bestätigen Sie die Zuweisung jeweils mit „Zuweisen“

Da jedes Konto zu einem Bank-Vertrag gehört, muss dazu auch der entsprechende „Bank-Vertrag“ denselben „Mandanten“ wie die „Konten“ zugeordnet werden. (Siehe „Bank-Vertrag hinterlegen“)

In der Sicherungsdatei „CLX1BackupJAHRMONATTAG_ZEIT.zip“ sind alle zum Zeitpunkt der Sicherung im PayMaker vorhandenen Daten gespeichert (Benutzer, Mandanten, Konten, Verträge, archivierte und pendente Zahlungen, Begünstigte etc.).

Somit können, falls erforderlich (PC-Wechsel etc.) die gesamten Daten wiederhergestellt werden.

Info: Über Menu „Datei“, „Konfiguration“, „Allgemeine Einstellungen“, „Programmeinstellungen“, „Programm-Ende“ kann die gewünschte Sicherungseinstellung geändert werden.

Achtung: die Durchführung einer Wiederherstellung ersetzt alle zur Zeit vorhandenen Daten mit denen der Sicherungskopie!

Wichtig: die Datensicherung findet lokal auf dem PC oder im Netzwerk statt. Der Kunde ist für die Datensicherung- und Aufbewahrung verantwortlich.

Wir raten, die Sicherungsdateien auf einem externen Datenträger (Externe Harddisk, USB-Stick, NAS oder ähnlich) zu speichern, auf die im Falle eines PC-Defektes noch zugegriffen werden kann.

Bei einem PC-Defekte oder PC-Wechsel können die Daten nur aus einer Sicherung wiederhergestellt werden. Crealogix verfügt über keine Sicherungen von Anwendungsdaten von Kunden.

Klicken Sie in der Menunavigation auf „Datei“, „Datenbestand sichern“.

Wählen Sie über „Durchsuchen“ das Verzeichnis aus, in welchem die Sicherheitskopie angelegt werden soll.

Das Standard-Verzeichnis lautet C:\Benutzer\Öffentlich\Öffentliche Dokumente\Crealogix

Standardmässig werden die letzten 10 Generationen von Sicherheitskopien gespeichert.

Normalerweise wird jeweils beim Beenden eine Sicherung erstellt.

Sollte also am selben Tag der PayMaker 10x geöffnet/geschlossen werden, stehen keine älteren Backups mehr zur Verfügung.

Beachten Sie, dass bei einer höheren Anzahl Generationen mehr Speicherplatz auf der Harddisk benötigt wird.

Klicken Sie am Schluss auf „Sichern“.

Eine Meldung bestätigt, dass die Datensicherung erfolgreich erstellt wurde. Falls Sie diese Meldung nicht mehr angezeigt haben möchten, setzen Sie den Hinweis „Diese Meldung nicht mehr anzeigen“ aktiv und klicken auf OK.

Wenn die Meldung immer angezeigt werden soll, reicht ein Klick auf OK.

Info: Über Menu „Datei“, „Konfiguration“, „Allgemeine Einstellungen“, „Programmeinstellungen“, „Programm-Ende“ kann die gewünschte Sicherungseinstellung geändert werden.

Wichtig: die Datensicherung findet lokal auf dem PC oder im Netzwerk statt. Der Kunde ist für die Datensicherung- und Aufbewahrung verantwortlich.

Wir raten, die Sicherungsdateien auf einem externen Datenträger (Externe Harddisk, USB-Stick, NAS oder ähnlich) zu speichern, auf die im Falle eines PC-Defektes noch zugegriffen werden kann.

Bei einem PC-Defekt oder PC-Wechsel können die Daten nur aus einer Sicherung wiederhergestellt werden. Crealogix verfügt über keine Sicherungen von Anwendungsdaten von Kunden.

Achtung: die Durchführung einer Wiederherstellung ersetzt alle zur Zeit vorhandenen Daten mit denen der Sicherungskopie!

Klicken Sie in der Menu Navigation auf „Datei“, „Datenbestand wiederherstellen“.

Wählen Sie „lokale Sicherung“ und navigieren über „Durchsuchen“ zum Ordner mit den erstellten Sicherungen (siehe oben „Datenbestand sichern“)

Wählen Sie dort die entsprechende Sicherung CLX1BackupJAHRMONATTAG_ZEIT.zip aus

Klicken Sie auf OK um die Wiederherstellung zu starten.

Bestätigen Sie den Warnhinweis, der Sie darauf hinweist, dass der gesamte momentane Datenbestand gelöscht wird.

Optional können Sie eine Sicherung des aktuellen Datenbestandes erstellen.

Eine Meldung bestätigt, dass die Datensicherung erfolgreich wiederhergestellt wurde.

Falls Sie diese Meldung nicht mehr angezeigt haben möchten, setzen Sie den Hinweis „Diese Meldung nicht mehr anzeigen“ aktiv und klicken auf OK. Wenn die Meldung immer angezeigt werden soll, reicht ein Klick auf OK.

Das Modul „Zahlung“ bietet Ihnen eine Übersicht all Ihrer Zahlungen.

Hier erfassen Sie die pendenten Zahlungen und haben eine Übersicht über die archivierte Zahlungen.

Sie können Daueraufträge in diesem Modul verwalten sowie Zahlungslisten erstellen.

Layout Modul „Zahlungen“

E-Rechnung / eBill

Rechnungen von Unternehmungen unterschiedlicher Branchen können Sie auf elektronischem Weg erhalten. Der Rechnungssteller sendet Ihnen die notwendigen elektronischen Zahlungsdaten, wie beispielsweise Referenznummer, Betrag, Fälligkeitsdatum. Dies spart Papier und ermöglicht die einfache Bezahlung der Rechnung.

Hinweis: E-Rechnungen funktionierten früher nur mit der PostFinance. Dieser Dienst wurde inzwischen eingestellt.

Die neuen eBill können derzeit bis auf weiteres nicht im PayMaker eingebunden werden, da dazu noch keine Schnittstelle besteht.

Stammdaten

In den Stammdaten finden Sie alle wichtigen Informationen, welche bereits erfasst wurden.

Sie finden auch nützliche Instrumente wie die Zahlungsliste unter dem Menüpunkt Stammdaten.

Begünstigte

Unter diesem Menüpunkt werden alle Begünstigte hinterlegt, an welche Sie bereits eine Zahlung erfasst und getätigt haben.

Hier können Sie die Angaben des Begünstigten anpassen.

Buchungstext

In diesem Unterpunkt finden Sie alle vorhandenen „Buchungstexte“, welche Sie bei der Zahlungserfassung bereits genutzt haben.

Sie können diese bearbeiten oder löschen.

PLZ / Ort Verzeichnis

In diesem Menüpunkt können Sie selbständig neue Postleitzahlen und Orte hinzufügen.

Info: Bei der Installation sind bereits die offiziellen Postleitzahlen der Schweizerischen Post enthalten.

Währungen und Kurse

In diesem Menüpunkt können Sie die Fremdwährungen verwalten und hinzufügen.

Info: Bei der Installation sind bereits die wichtigsten Fremdwährungen bereits hinterlegt. Sie können diese aber auch beliebig erweitern.

Mit der Funktion „Wechselkurs nachführen“, lädt die Software die aktuellsten Währungskurse herunter.

Im Modul „Pendente Zahlungen“ können Sie Ihre Zahlungen erfassen und ans Finanzinstitut übermitteln.

Layout „Pendente Zahlungen“

• Neu Zahlung = Erfassen von neuen Zahlung(en)
• Ändern = Ändern der markierte Zahlung(en)
• Löschen = markierte Zahlung(en) löschen
• Filter = Filter erstellen
• Duplizieren = Markierte Zahlung(en) duplizieren
• Drucken = Zahlungsliste Drucken / PDF erstellen
• Exportieren = Zahlung(en) exportieren (Excel / CSV)
• Zahlung übermitteln = Zahlung(en) an das Finanzinstitut übermitteln / Zahlungsdatei erstellen (pain.001)
• Zahlungsprotokoll empfangen = Zahlungsprotokolle empfangen (pain.002) Weitere Infos finden Sie unter den „Archivierten Zahlungen“

QR-Rechnung

Die Schweizer QR-Rechnung wurde am 1.7.2020 offiziell eingeführt und damit wurden die „orangen/roten“ Einzahlungsscheine im Herbst 2022 abgelöst.

Wichtig: Neben den QR-Rechnungen sind In-/Auslandszahlungen per IBAN weiterhin gültig wie bisher.

QR-Rechnungen können auf drei verschiedene Arten vorliegen:

QR-IBAN mit „Referenznummer“

Eine QR-IBAN ist eine zweite, zusätzliche IBAN zur herkömmlichen IBAN und wird generell nur benötigt, wenn eigene Rechnungen ausgestellt werden. Sie weist an fünfter Stelle immer die Ziffer „3“ auf: CHxx 3xxx

Normale / herkömmliche IBAN ohne „Referenznummer“

Im Unterschied zur QR-IBAN, weist eine herkömmliche IBAN an fünfter Stelle NIE die Ziffer „3“ auf.

Auch mit herkömmlichen IBAN können QR-Rechnungen ausgestellt werden, wenn keine QR-IBAN vorhanden ist. Dabei darf jedoch entweder keine „Referenznummer“  oder nur die untenstehende „RF“-Referenznummer verwendet werden.

Normale / herkömmliche IBAN mit „RF“-Referenznummer

Die Creditor Reference wird automatisch anhand der Kundennummer und der Rechnungsnummer generiert. Sie liegt im Format RFXX XXXX XXXX XXXX vor. Die Creditor Reference ist eine alphanumerische Zeichenfolge, bis zu 25 Zeichen lang und beginnt mit den Buchstaben „RF“.

Neue Zahlungen können auf mehrere Arten erfasst werden:

Manuelle Erfassung via Zahlungsart

Um eine neue Zahlung manuell zu erfassen, klicken Sie in der Funktionsleiste auf das entsprechende Symbol (rot umrandet):

Schweizer Kreuz: Inlandszahlung per IBAN

QR-Code: Schweizer QR-Rechnung per IBAN / QR-IBAN

Weltkugel: Auslandszahlung per IBAN

Datei mit Pfeil: QR-Rechnung als PDF / JPG / PNG-Datei

Füllen Sie danach das geöffnete Zahlungsformular aus und speichern es.

QR-Rechnung als PDF / JPG / PNG-Datei

Seit Version 5.1.18.3 kann der PayMaker QR-Rechnungen als PDF- und Bild-Dateien per Drag & Drop einlesen. Ziehen Sie einfach die Datei in die „Pendente Zahlungen“ und die Software liest den QR Code automatisch aus.

Info: Auch mit unserem PayEye können als PDF / JPG / PNG vorliegende QR-Rechnungen direkt als Datei erfasst werden. Dies über die Menu-Funktion „Datei scannen“ in der PayEye-Software.

Einlesung von Papier-Rechnungen mit unserem PayEye

Stellen Sie sicher, dass Sie sich bei den „pendenten Zahlungen“ befinden und lesen mit dem PayEye eine Rechnung ein.

Wichtig: es muss dazu vorgängig manuell kein Zahlungsdialog geöffnet werden, sondern es kann direkt bei den „pendenten Zahlungen“ eingelesen werden.

Voraussetzung dafür ist, dass in der PayEye-Software als „aktive Finanzsoftware“ der „PayMaker“ oder „CLX.PayMaker“ ausgewählt ist.

Reaktivierung von „archivierten Zahlungen“

Wählen Sie eine „archivierte Zahlung“ durch „rechtsklick“ aus und anschliessendem „Zahlung reaktivieren“.

Dabei wird eine Kopie in den „pendenten Zahlungen“ erstellt. Überprüfen Sie die Angaben und speichern die Rechnung.

Wichtig: QR-Rechnungen mit „Referenznummern“ weisen in der Regel eine eindeutige „Referenznummer“ auf. Das heisst, jede „Referenznummer“ ist einmalig und kann nur für eine bestimmte Zahlung verwendet werden. Durch diese einmalige „Referenznummer“ kann Ihre Zahlung beim Begünstigten eindeutig zugeordnet werden. Überprüfen Sie daher die Rechnung auf Korrektheit der „Referenznummer“.

Neue Zahlung über einen bestehenden „Begünstigten“

Wählen Sie links aus der „Begünstigten“-Liste einen Zahlungsempfänger durch „rechtsklick“ aus und anschliessendem „Neue Zahlung erfassen“

Im Modul „Archivierte Zahlungen“ finden Sie alle Ihre Zahlungen, die Sie über die Software getätigt haben.

Layout Archivierte Zahlungen

• Reaktivieren = Reaktivieren von markierten Zahlungen
• Löschen = Löschen von markierten Zahlungen
• Filter = Filter erstellen
• Drucken = Archivirte Zahlungsliste Drucken / PDF erstellen
• Exportzieren = Zahlung(en) exportieren (Excel / CSV)
• Zahlungsprotokoll empfangen = Zahlungsprotokolle empfangen (pain.002)

Zahlungsprotokoll pain.002

Mit dem neuen ISO 20022 Standard wurde eine neue Funktion eingeführt. Das Zahlungsprotokoll pain.002 gibt Ihnen Auskunft über den aktuellen Verarbeitungsstand Ihrer eingelieferten Zahlungen. Dadurch werden die Statusmeldungen in den „archivierten Zahlungen“ geändert.

Info: Das Zahlungsprotokoll wird derzeit nur von einigen Finanzinstituten angeboten wie z.B. PostFinance, Raiffeisen und St. Galler Kantonalbank.

Statusänderung

Falls der Status auf akzeptiert geändert hat, wurde die Zahlung vom Finanzinstitut akzeptiert und wird verarbeitet.

Falls die Zahlung, die Sie übermittelt haben, fehlerhaft ist, erscheint der Status fehlerhaft mit einem roten Punkt.

Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, die Details der übermittelten Zahlungen einzusehen. Machen Sie dafür einen Doppelklick auf die gewünschte Zahlung.

Unter Details sehen Sie den Grund von fehlerhaften Zahlungen.

Der PayMaker bietet Ihnen die Möglichkeit, Zahlungen direkt ans Finanzinstitut zu übermitteln.

Automatisch übermitteln

Erfassen Sie Ihre Zahlungen und klicken Sie anschliessend auf «Zahlungen übermitteln».

Falls sich mehr als eine Zahlung in den pendenten Zahlungen befindet, werden Sie gefragt, welche Zahlungen übermittelt werden sollen.

• Nur einzelne, momentan markierte Zahlung verarbeitet
• Alle Zahlungen verarbeitet

Wählen Sie die gewünschte Option aus und bestätigen Sie mit OK.

Überprüfen Sie ob das Kontrollkästchen „Zahlungen automatisch übermitteln“ aktiviert ist und wählen den entsprechenden Bankvertrag aus.

Klicken Sie auf Weiter.

Wählen Sie nun die gewünschte Auftragsavisierung aus. Je nach Finanzinstitut stehen verschiedene Avisierungsarten zur Auswahl.

Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Starten.

Sie werden anschliessend aufgefordert, sich zu authentifizieren. Je nach Voreinstellung im E-Banking / E-Finance erhalten Sie z.Bsp. eine «MTan», «PhotoTan» oder «Code Eingabe».

Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.

Anschliessend erhalten Sie die Bestätigung, dass die Übermittlung erfolgreich war.

Sie können nun das Zahlungsjournal ausdrucken oder als PDF speichern. Klicken Sie anschliessend auf Starten.

Falls Sie dieses nicht benötigen, können Sie auch auf Abbrechen klicken.

Manuell übermitteln

Erfassen Sie Ihre Zahlungen und klicken Sie anschliessend auf Zahlungen übermitteln.

Falls sich mehr als eine Zahlung in den pendenten Zahlungen befindet, werden Sie gefragt, welche Zahlungen übermittelt werden sollen.

• Nur einzelne, momentan markierte Zahlung verarbeitet
• Alle Zahlungen verarbeitet

Wählen Sie die gewünschte Option aus und bestätigen Sie mit «OK».

Entfernen Sie den Haken in der Checkbox „Zahlung automatisch übermitteln“. Nun wird der untere Teil der Maske freigegeben.

Mit „Durchsuchen“ können Sie den Pfad definieren, wo Sie die Zahlungsdatei speichern möchten. Bitte ändern Sie die Endung des Zahlungsfiles auf «.xml».

Falls nicht bereits ausgewählt, klicken Sie die Checkbox „Zahlungsauftrag im Format ISO-20022 generieren“ an. Wenn diese Option grau erscheint, ist diese Option bereits angewählt.

Klicken Sie anschliessend auf Weiter.

Wählen Sie nun die gewünschte Auftragsavisierung aus. Je nach Finanzinstitut stehen verschiedene Avisierungsarten zur Auswahl.

Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Starten.

Sie erhalten nun die Bestätigung, dass Ihre Zahlungsdatei erstellt worden ist. Der Speicherpfad wird Ihnen auch direkt angezeigt.

Klicken Sie auf OK.

Sie können nun das Zahlungsjournal ausdrucken oder als PDF speichern. Klicken Sie anschliessend auf Starten.

Falls Sie dieses nicht benötigen, können Sie auch auf Abbrechen klicken.

Loggen Sie sich nun in Ihr E-Banking oder E-Finance ein und laden Sie das Zahlungsfile hoch.

Den Upload der Zahlungsdatei, finden Sie unter diesen Begriffen in Ihrem E-Banking:

• «XML Datei hochladen»

• «Massenverarbeitung»

• «Datentransfer»

• «EZAG»

Der PayMaker bietet Ihnen die Möglichkeit, eine externe Zahlungsdatei zu übermitteln. Dabei muss es sich um eine in einem Dritt-Programm erstellte korrekte pain.001.xml-Datei handeln.

Wichtig: das im externen Zahlungsfile benutzte „Belastungskonto“ muss sich im „Bank-Vertrag“ befinden, das zum Übermitteln aus dem PayMaker benutzt wird.

Klicken Sie dazu in der Menüleiste auf „Zahlungen – Externe Zahlungsdatei übermitteln…“

Sie werden nun aufgefordert die externe Zahlungsdatei zu verknüpfen. Sie können mit „Durchsuchen“ direkt die Datei im Explorer auswählen.

Danach klicken Sie auf „Weiter“.

Sie werden danach in den normalen Übermittlungsassistenten weitergeleitet. Wählen Sie nun den entsprechenden Vertrag aus, über welchen die Zahlung übermittelt werden soll.

Weitere Infos finden Sie im Abschnitt „Zahlung Übermitteln“

Daueraufträge werden in unserer Software anders gehandhabt, als Sie dies von Ihrem E-Banking oder E-Finance kennen.

Im Gegensatz zum Ebanking können keine „direkten“, sondern nur „indirekte“ Daueraufträge ausgeführt werden.

Die Software überprüft beim Start, ob gemäss Periodizität Aufträge anstehen und verschiebt aus den Daueraufträgen erstellte Einzelzahlungen zur Übermittlung in die „Pendenten Zahlungen“.

Dauerauftrag erfassen

Unter der Rubrik «Aktive Daueraufträge» erfassen, bearbeiten und verwalten Sie Ihre registrierten Aufträge

Über die Funktion «Dauerauftrag», unter «Aktive Daueraufträge», erstellen Sie einen neuen Auftrag.

Hinterlegen Sie eine Bezeichnung für den Dauerauftrag. Entscheiden Sie sich für die erstmalige Belastung der Zahlung und deren Erstellungsperiodizität.

Erfassen Sie einen Begünstigten, oder wählen einen Begünstigten aus Ihrer Datenbank aus.

Hinterlegen Sie den Betrag und speichern die Zahlung mit «OK».

Erfassen Sie die Zahlungen, welche Sie in eine vorhandene oder neue Zahlungsliste hinzufügen möchten. Setzen Sie das Häkchen bei «In Zahlungsliste speichern».

Nachdem Sie die Zahlung bestätigt haben mit einem Klick auf «OK», erscheint das Fenster mit Zahlungsliste.

Hier können Sie eine vorhandene Zahlungsliste auswählen oder eine neue Liste erstellen indem Sie direkt den gewünschten Namen eintragen.

Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit «OK».

Ihre Zahlungslisten können Sie im Menüpunkt «Zahlungen» unter «Sammdaten-Zahlungsliste» verwalten.

Sie können hier neue Zahlungslisten erstellen, ändern oder diese bereitstellen.

Das Modul Konten bietet Ihnen eine Übersicht all Ihrer Konten.

Die Konten werden von Ihrem Finanzinstitut geführt, mit Ausnahme des „manuellen“ Kontos. Aus Sicht PayMaker sind nur diejenigen Ihrer Konten interessant, welche über elektronische Kommunikation erreicht werden können. Damit dies möglich ist, müssen Sie mit dem entsprechenden Finanzinstitut einen Vertrag abschliessen.

So sehen Sie in der Kontoübersicht alle Ihre erfassten Belastungskonten.

Layout Modul Konten

Kontoübertrag

Mit der Funktion «Kontoübertrag» lösen Sie eine Inlandzahlung zwischen Ihren Belastungskonten aus. Dies ist nicht zu vergleichen mit Ihrem E-Banking bzw E-Finance Online. Die Zahlung wird wie eine Inlandzahlung gehandhabt.

Konten aktualisieren

Über die Funktion «Konten aktualisieren» werden Ihre Kontobewegungen des entsprechenden Finanzinstitut heruntergeladen.

Wichtig: Damit die Kontobewegungen abgerufen werden können, muss die Bank diese auf der sogenannten Offlineschnittstelle bereitstellen.

Bei den meisten Banken müssen diese camt.053.xml abonniert werden. Wenden Sie sich dazu an die Bank.

Die Spaltenreihenfolge kann angepasst werden. Die Sortierung erfolgt nach Buchungsdatum, wobei das aktuellste Buchungsdatum zuoberst ist. Falls ein Saldo in fetter Schrift dargestellt wird, bedeutet dies, dass dieser Saldo vom Finanzinstitut gemeldet wurde. Ist der Saldo in normaler Schrift dargestellt, dann wurde er von der Software aus den vorhandenen Kontoumsätzen berechnet.

Kontobewegung suchen / filtern

Über die Funktion Kontobewegung suchen oder Filtern (in der Multifunktionsleiste) können Sie nach Kontobewegungen suchen bzw. filtern.

Alle Suchkriterien sind untereinander kombinierbar.

Über die Funktion «Konten aktualisieren» werden Ihre Kontobewegungen des entsprechenden Finanzinstitut heruntergeladen.

Wichtig: Damit die Kontobewegungen abgerufen werden können, muss die Bank diese auf der sogenannten Offlineschnittstelle bereitstellen.

Bei den meisten Banken müssen diese camt.053.xml aktiv abonniert werden. Wenden Sie sich dazu an die Bank.

Die Spaltenreihenfolge kann angepasst werden. Die Sortierung erfolgt nach Buchungsdatum, wobei das aktuellste Buchungsdatum zuoberst ist. Falls ein Saldo in fetter Schrift dargestellt wird, bedeutet dies, dass dieser Saldo vom Finanzinstitut gemeldet wurde. Ist der Saldo in normaler Schrift dargestellt, dann wurde er von der Software aus den vorhandenen Kontoumsätzen berechnet.

Der PayMaker unterstützt verschiedene Formate um Konten zu aktualisieren. Aktuell werden die alten wie auch die neuen ISO 20022 konformen Formate akzeptiert.

• MT940

• CAMT.053.xml

Laden Sie von Ihrem Finanzinstitut den gewünschten Kontoauszug herunter und speichern Sie diesen auf Ihrem Computer. Diese Datei finden Sie oft unter Stichworten wie «Datentransfer» / «Daten für Offlinesoftware» oder «Dokumente». (Bspw. PostFinance)

Öffnen Sie nun Ihre Software um den Kontoauszug einzulesen. Klicken auf «Datei – Eigene Konten».

anschliessend auf «Konten – Kontoauszug importieren».

Ein neues Fenster öffnet sich. Wählen Sie hier den Speicherpfad vom Kontoauszug aus und wählen Sie das Dokument aus. Klicken Sie nun auf «Öffnen».

Alle Kontobewegungen welche in der Datei enthalten sind, werden importiert. Diese werden im unteren Bereich der Software chronologisch aufgelistet.

Kontobewegungen können kategorisiert werden. Dies ermöglicht Ihnen, Ihre Einnahmen und Ausgaben zu gruppieren und zu verwalten.

Die Ein- oder Ausgaben können tabellarisch oder grafisch betrachtet werden.

Hinweis: Sie können pro Mandant eine andere Sammlung von Kategorien haben.

PayMaker gibt Ihnen eine Sammlung an Kategorien vor. Diese Vorgabe können Sie ändern, neue hinzufügen oder löschen

Es gibt vier verschiedene Grundtypen von Kategorien:

• Einnahmen: Einnahmen sind Gelder, die Sie von Dritten erhalten. Einnahmen führen zu einer Zunahme Ihrer Liquidität. Gutschriften auf Konten können den Einnahmen zugeordnet werden.

  Beispiele: Monatslohn, Zinseinnahmen.

• Ausgaben: Ausgaben sind Gelder, die Sie an Dritte geben. Ausgaben mindern Ihre Liquidität. Belastungen auf Konten können den Ausgaben zugeordnet werden.

  Beispiele: Miete, Kauf von Lebensmittel.

• Einzahlungen/Auszahlungen: Einzahlungen und Auszahlungen sind Gelder, die sich innerhalb Ihrer Konten bewegen. Ihre Liquidität nimmt weder ab noch zu.

  Beispiel: Der Bezug vom Bankomat ist eine Auszahlung, da das Geld zwar von Ihrem Konto weg ist, jedoch noch nicht ausgegeben, sondern es erfolgt eine Einzahlung auf Ihr manuelles Konto. Erst wenn Sie das Geld ausgeben, z.B. zum Kauf einer Zeitung am Kiosk, erfolgt eine Ausgabe.

Kategorien hinzufügen, ändern, löschen

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Kategorie hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen:

Öffnen Sie das Modul „Konto“ im Navigationsmenü unten links

Klicken Sie auf ein Konto, welches Kontobewegungen hat

Klicken Sie im Kontobewegungsfenster auf „Kategorie zuweisen…“. Der Zuweisungs-Dialog für Kategorien öffnet sich für das selektierte Konto.

Klicken Sie bei Kategorie auf das schwarze Dreieck, es öffnet sich danach die Auswahl von Kategorien.

Wählen Sie bei Kategorie den Eintrag „Neu / Ändern“ aus. Eine Liste aller angelegten Kategorien erscheint.

Hier finden Sie die drei Buttons „Neu“, „Ändern“ und „Löschen“. Klicken Sie auf „Neu“ und geben Sie Ihre neue Kategorie ein. Klicken Sie auf „Ändern“ wenn Sie eine bereits erfasste Kategorie ändern möchten oder wählen Sie „Löschen“, wenn Sie eine bereits erfasste Kategorie löschen möchten.

Wenn Sie eine neue Hauptkategorie anlegen wollen, überschreiben Sie den Text, der im Feld Hauptkategorie steht. Damit die neue Hauptkategorie auch gespeichert wird, müssen Sie zur neuen Hauptkategorie unbedingt auch eine Kategorie hinzufügen.

Durch klicken auf „OK“ wird die Kategorie gespeichert.

Mittels Kategorie-Zuweisungsregeln können Sie im PayMaker die Zuordnung von Kontobewegungen zu Kategorien und die Zuordnung von Kontobewegungen zu Familienmitgliedern automatisieren.

Sie können Kategorie-Zuweisungsregeln definieren, die für ein bestimmtes Konto gültig sind oder für alle Konten, die im aktuellen Mandanten angelegt sind.

Kategorie-Zuweisungsregeln hinzufügen, ändern, löschen

Gehen Sie wie folgt vor, um Kategorie-Zuweisungsregeln hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen:

Öffnen Sie der Multifunktionsleiste auf „Kategorien zuweisen“

Klicken Sie im Kategorie-Zuweisungseditor auf den Knopf „Regeln definieren …“. Der Regel Editor öffnet sich.

Nun können Sie:

• Regeln hinzufügen durch klicken auf den Knopf „Neue Regel“,

• Regeln ändern durch Selektion einer Regel und Klicken auf den Knopf „Regel ändern“,

• Regeln kopieren durch Selektion einer Regel und anschliessendem Klicken auf den „Kopieren“ Knopf

• Regeln löschen durch Selektion einer Regel und anschliessendem Klicken auf den „Löschen“ Knopf

Neben den Kategorien können Sie Ihre Ein- und Ausgaben auch nach Familienmitgliedern aufschlüsseln. Familienmitglieder bilden eine ergänzende Betrachtungsart der Ein- und Ausgaben der Kontobewegungen und sind unabhängig von den Kategorien. Pro Mandant können Sie verschiedene Familienmitglieder anlegen.

Familienmitglieder hinzufügen, ändern, löschen

Öffnen Sie dazu den Editor, um Kategorien zuzuweisen , indem Sie auf eine Kontobewegung doppelklicken oder indem Sie den Assistenten zur Zuweisung der Kategorien öffnen, mittels Klick auf „Kategorie zuweisen…“.

Wählen Sie bei Familienmitglied den Eintrag aus. Der Editor, um Familienmitglieder neu zu erfassen, zu ändern oder zu löschen wird geöffnet.

Durch Klicken auf den Knopf „Neu“ können Sie ein neues Familienmitglied erfassen.

Durch Klicken auf den Knopf „Ändern“ können Sie den Namen des selektierten Familienmitgliedes ändern.

Mittels dem Knopf „Löschen“ können Sie das selektierte Familienmitglied löschen. Dabei werden auch alle Beziehungen zu den Kontobewegungen und dem Familienmitglied unwiderruflich gelöscht. Die Kontobewegungen selber bleiben jedoch erhalten.

Das manuelle Konto ermöglicht es Ihnen z.B. das Verwalten von manuellen Kassen oder Ihrem Portemonnaie.

Einrichten des manuellen Kontos

Um ein manuelles Konto einzurichten, öffnen Sie das Modul Konten und legen Sie ein manuelles Konto an. Dies geschieht mit der Funktion „Konten/Neu … „.

Das manuelle Konto wird nun in der Kontoübersicht dargestellt.

Kontobewegungen erfassen, ändern oder löschen für das manuelle Konto

Im Vergleich zu den Konten der Finanzinstitute können Sie beim manuellen Konto selber Buchungssätze erfassen.

Gehen Sie dafür wie folgt vor:

1. Im Modul „Konten“ klicken Sie auf das manuelle Konto.

2. Im Fenster „Kontodetails“ klicken Sie auf „Neue Bewegung“

3. Erfassen Sie die Buchung und teilen Sie die Buchung gegebenenfalls einer Kategorie und einem Familienmitglied zu.

Erfasste Kontobewegungen können nachträglich geändert oder gelöscht werden. Selektieren Sie dazu den entsprechenden Buchungssatz. Danach klicken Sie für das Ändern auf „Bewegung ändern…“. Für das Löschen klicken Sie auf „Bewegung löschen…“.

Mittels dem Modul Finanzen können Sie auf einfache Weise Ihre Einnahmen und Ausgaben überwachen und planen. Das Modul Finanzen gibt Ihnen Auskunft über:

• wie viel Geld Sie oder andere Familienmitglieder einnehmen
• wie viel Geld Sie für sich oder andere Familienmitglieder ausgeben
• woher Ihre Einnahmen stammen
• wofür das Geld ausgegeben wird
• den Saldoverlauf

Die Grundlage für den zukünftigen Saldoverlauf liefern die Angaben, die bei den geplanten Bewegungen gemacht werden. Für die Vergangenheitsbetrachtung liefern die Belastungs- und Gutschriftanzeigen der Kontoauszüge die Grunddaten.

Erste Schritte

Zukünftige, geplante Einnahmen und Ausgaben werden in der Rubrik „Geplante Bewegungen“ erfasst.

Damit die angefallenen Einnahmen und Ausgaben in der Haushaltsplanung ausgewertet werden können, müssen Belastungs- und Gutschriftanzeigen den Kategorie und Familienmitgliedern zugeordnet werden. Die Einrichtung der Kategorien und Familienmitgliedern und die Zuordnung der Kontenbewegungen erfolgen im Modul Konten.

Sobald Sie geplante Bewegungen erfasst haben und die Einnahmen und Ausgaben Kategorien und Familienmitgliedern zugeteilt haben, können Sie die zahlreichen Auswertungen in den Finanzen anwenden.

Saldoverlauf

Der Saldoverlauf ermöglicht Ihnen eine zukunftsgerichtete Liquiditätsplanung einerseits und eine historische Betrachtung des Kontostandes andererseits.

Die aktiven Konten zum aktuellen Mandanten werden im Bereich „Saldoverlauf“ angezeigt. Im Saldoverlauf werden automatisch die geplanten Bewegungen durch die tatsächlichen Kontostände ersetzt. Um den Verlauf eines Kontos grafisch anzeigen zu lassen, klicken Sie auf das Konto.

E-Dokumente können im Modul „E-Dokumente“ verwaltet werden.

Um E-Dokumente verwalten zu können, klicken Sie auf das Modul „E-Dokumente“.

Unterstütze Formate

PayMaker kann zwei Dokumenttypen von E-Dokumenten verwalten:

• PDF Dokumente (Kontoauszüge etc.)
• XML Dokumente (QR-Gutschriften camt.054.xml)

Erkundigen Sie sich bei Ihrem Finanzinstitut, um zu erfahren, welche Arten und Formate von E-Dokumenten Sie beziehen können. Ebenfalls müssen Sie ihrem Finanzinstitut mitteilen, ob Sie überhaupt E-Dokumente beziehen wollen und in welchem Format. Da dieser Vorgang von Finanzinstitut zu Finanzinstitut unterschiedlich ist, bitten wir Sie, sich direkt an Ihr Finanzinstitut zu wenden.

Info: Die E-Dokumente müssen von der Bank auf der sogenannten Offlineschnittstelle bereitgestellt werden, damit sie im PayMaker automatisch abgerufen werden können.

Download von E-Dokumenten

Um E-Dokumente herunterzuladen, gehen Sie ins Modul E-Dokumente und klicken auf die Schaltfläche „E-Dokumente herunterladen“. Es werden immer die aktuellsten, noch nicht bezogenen E-Dokumente heruntergeladen.

Hinweis: Ein E-Dokument kann über die Anwendung nur einmal heruntergeladen werden. Falls Sie das Dokument erneut vom Finanzinstitut beziehen wollen, können Sie das via Ebanking über den Webbrowser manuell tätigen.

In Klammern hinter den Verzeichnissen steht die Nummer von den noch nicht gelesenen E-Dokumenten.

Hinweis: Bei E-Dokumenten vom Typ XML der PostFinance wird automatisch ein Verzeichnis mit dem Namen „XML“ angelegt. Darunter wird ebenfalls automatisch pro Konto ein Verzeichnis angelegt

Die Verzeichnisse, die sich im Teilbaum „Heruntergeladene E-Dokumente“ befinden, können nicht verändert werden.

Import von E-Dokumenten

Um bereits manuell heruntergeladene Dokumente vom Typ PDF oder tar.gz zu importieren, gehen Sie wie folgt vor:

• Gehen Sie ins Modul E-Dokumente
• Wählen Sie aus dem Menü „E-Dokumente“ die Funktion „Importieren von …“ aus.
• Falls Sie ein einzelnes Dokument (PDF oder tar.gz) importieren möchten, wählen Sie „Dateien“.
• Falls Sie alle Dokumente eines Verzeichnisses samt seinen Unterverzeichnissen importieren möchten, wählen Sie „Ordner“.

Die importierten Dokumente und Verzeichnisse werden im Bereich „Eigene Ordner“ angelegt.

Beim Importieren wird nicht darauf geachtet, ob ein Dokument bereits importiert wurde oder nicht.

E-Dokumente strukturieren

Wenn Sie E-Dokumente vom Finanzinstitut beziehen, werden sie in die grün eingefärbte Verzeichnisstruktur unter „Heruntergeladene Dokumente“ abgelegt. Diese Verzeichnisstruktur kann nicht angepasst werden und wird von der Anwendung bzw. dem Finanzinstitut vorgegeben.

Unter dem gelb eingefärbtem Verzeichnis „Eigene Ordner“ können Sie eine Verzeichnisstruktur nach Wahl anlegen.

Löschen von E-Dokumenten

E-Dokumente können durch Klicken auf die rechte Maustaste auf eine Dokumentskurzbeschreibung im Verzeichnisinhalt gelöscht werden. Danach erscheint ein Kontextmenü. Wählen Sie nun „Löschen“ aus dem Kontextmenü.

Hinweis: Ein gelöschtes Dokument ist unwiderruflich gelöscht. Falls Sie das gelöschte Dokument wiederherstellen wollen, können Sie eine Datensicherung einspielen oder das Dokument online von Ihrem Finanzinstitut wieder beziehen und danach über die Importfunktion wieder hinzufügen.

Speicherort der E-Dokumenten

Heruntergeladene E-Dokumente werden einerseits im Dokumentenverzeichnis und andererseits in der Datenbank abgespeichert. Diese Einstellungen können angepasst werden. Gehen Sie dafür ins Modul „Konfiguration“. Wählen Sie den Punkt „E-Dokumente“ im Navigationsbaum.

Dateiordner für E-Dokumente

Hier werden lückenlos alle E-Dokumente abgespeichert, die vom Finanzinstitut bezogen wurden. Auch wenn Sie E-Dokumente in der Anwendung löschen, so verbleiben die Dokumente weiterhin in diesem Verzeichnis.

Ab der Version 6.0.2.0 ist es möglich ein Budget zu erstellen.

Layout Modul Budget

Um in PayMaker ein Budget zu erstellen, müssen Sie das Modul „Budget“ öffnen und dann auf „Neues Budget“ klicken.

• Geben Sie den Namen des Budgets ein
• Wählen Sie das Datum der Eröffnung
• Wählen Sie die Währung aus.
• Klicken Sie auf OK

Die folgende Meldung erscheint:

• Ein Budget muss mindestens eine Kategorie haben
• Jede Kategorie muss einen geplanten Betrag haben, der ausgegeben werden soll (Budget)

Um eine Transaktion in einem Budget zu speichern, wählen Sie entweder das entsprechende Budget oder die entsprechende Kategorie.

• Diese Transaktion kann eine Einnahme oder eine Ausgabe sein.

Um einen allgemeinen Überblick über die Transaktionen in einem Budget zu erhalten, müssen Sie dieses Budget einfach nur auswählen.

Und bei einer Kategorie wählen Sie einfach diese Kategorie aus.

Um ein Budget auszudrucken, wählen Sie einfach das Budget aus und klicken Sie auf „Drucken“.

Darstellung des Ausdrucks

Ab der Version 6 ist es möglich QR-Rechnungen zu erstellen.

Layout Modul QR Rechnung

Um eine QR Rechnung (nur Zahlteil) zu erstellen, klicken Sie auf der linken Seite „QR Rechnung“ an.

Klicken Sie anschliessend auf „Erstellen“.

Es öffnet Sich nun folgender Dialog.

• Vorlage Name: Definieren Sie hier einen Namen für diese Vorlage
• Beschreibung: Fügen Sie eine Beschreibung hinzu.
• QR-/IBAN: Definieren Sie Ihr Gutschriften Konto. Auf dieses Konto werden die Einzahlungen getätigt.
• Zahlbar An: Diese Informationen werden von Ihren Angaben des Kontos übernommen.
• Referenznummer: Mehr Infos dazu im Abschnitt QR Varianten. (Optional)
• Zusätzliche Informationen: In diesem Dialog können Sie zusätzliche Informationen definieren. (Optional)
• Zahlbar durch: In diesem Abschnitt können Sie den Überwachungsempfänger hinterlegen. (Optional)
• Währung und Betrag: Hier können Sie die Währung und den Betrag der Rechnung definieren. (Nur Euro und CHF erlaubt)(Optional)

Um eine QR Rechnung (nur Zahlteil) zu erstellen, klicken Sie auf der linken Seite „QR Rechnung“ an.

Klicken Sie anschliessend auf „Erstellen“.

Es öffnet Sich nun folgender Dialog.

Aktivieren Sie die Option oben rechts „Rechnungsserie erstellen“.

• Vorlage Name: Definieren Sie hier einen Namen für diese Vorlage
• Beschreibung: Fügen Sie eine Beschreibung hinzu.
• QR-/IBAN: Definieren Sie Ihr Gutschriften Konto. Auf dieses Konto werden die Einzahlungen getätigt.
• Zahlbar An: Diese Informationen werden von Ihren Angaben des Kontos übernommen.
• Referenznummer: Mehr Infos dazu im Abschnitt QR Varianten. (Optional)
• Zusätzliche Informationen: In diesem Dialog können Sie zusätzliche Informationen definieren. (Optional)
• Zahlbar durch: In diesem Abschnitt können Sie den Überwachungsempfänger hinterlegen. (Optional)
• Währung und Betrag: Hier können Sie den Betrag der Rechnung definieren. (Nur Euro und CHF erlaubt)(Optional)

Klicken Sie anschliessend auf „Weiter“.

Es erscheint nun ein neuer Dialog:

• Speicherpfad: Wählen Sie hier Ihr Sicherungspfad aus, indem alle Rechnungen gespeichert werden sollen.
• Menge: Definieren Sie die Anzahl an Rechnungen, welche erstellt werden sollen.
• Referenznummer inkrementieren: Mit dieser Option, werden die Referenznummern fortlaufend erstellt. So erhält jede Rechnung eine eindeutige Referenznummer.
• Info Inkrementieren: Mit dieser Option, werden die Zusätzlichen Infos fortlaufend nummeriert.
• Drucken: Klicken Sie auf „Drucken um die Rechnungsserie zu Drucken
• Exportieren: Mit dieser Option können Sie einzelne PDF Dateien erstellen um diese zb in einer Druckerei zu Drucken oder als PDF Anhang per Mail zu versenden.
• Speichern: Speichern Sie Ihre Änderungen ohne diese zu Drucken.

Download Vorlage Excel

Um eine QR Rechnung (nur Zahlteil) zu erstellen, klicken Sie auf der linken Seite „QR Rechnung“ an.

Klicken Sie anschliessend auf „Erstellen“.

Es öffnet Sich nun folgender Dialog.

• Vorlage Name: Definieren Sie hier einen Namen für diese Vorlage
• Beschreibung: Fügen Sie eine Beschreibung hinzu.
• QR-/IBAN: Definieren Sie Ihr Gutschriften Konto. Auf dieses Konto werden die Einzahlungen getätigt.
• Zahlbar An: Diese Informationen werden von Ihren Angaben des Kontos übernommen.
• Referenznummer: Diese Referenznummer wird automatisch von der Software generiert.
• Zusätzliche Informationen: In diesem Dialog können Sie zusätzliche Informationen definieren. (Optional)
• Zahlbar durch: In diesem Abschnitt können Sie den Überwachungsempfänger hinterlegen. (Optional)
• Währung und Betrag: Hier können Sie die Währung und den Betrag der Rechnung definieren. (Nur Euro und CHF erlaubt)(Optional)

Wählen Sie „Externe Liste“ aus und klicken Sie anschliessend auf „Weiter“

Anschliessend wird folgender Dialog geöffnet.

In der ersten Zeile wird der Speicherpfad der QR Rechnung definiert. Also der Pfad, indem Sie die QR Rechnung gespeichert werden sollen.

In der zweiten Zeile muss die Externe Datei hinterlegt werden. Diese muss einem bestimmten Muster folgen. Die Vorlage der Excel-Datei finden Sie oben im Download Button.

Wichtiger Hinweis:

Die Datei muss als „CSV“ abgespeichert werden damit Sie die Software verarbeiten kann.